Automatyczny import dokumentów PDF - moduł OCR

Ręczne przepisywanie danych z faktur, awiz czy specyfikacji dostaw to proces bardzo czasochłonny. Moduł OCR w systemie WMS.net całkowicie rozwiązuje ten problem, pozwalając na przetworzenie pliku PDF w gotowe zlecenie magazynowe w zaledwie kilkanaście sekund. Jest to nowoczesne rozwiązanie - stworzone przez SoftwareStudio Sp. z o.o. - ułatwiające pracę w każdej dużej firmie. Do prawidłowego działania integracji i wymiany danych z asystentem API wymagany jest dostęp przez Internet.

Co daje moduł OCR w systemie WMS.net

Wdrożenie zautomatyzowanego odczytu danych przynosi firmie wymierne korzyści, które bezpośrednio przekładają się na jakość codziennej pracy. Oszczędność czasu wynika z faktu, że dane z plików PDF trafiają do bazy całkowicie automatycznie, bez przepisywania pozycji ręką operatora. Możliwość przetwarzania wsadowego pozwala na jednoczesne wgranie do 4 dokumentów, które system analizuje kolejno.

Eliminacja ręcznego wprowadzania danych oznacza całkowity brak pomyłek wynikających z błędu ludzkiego. Oprogramowanie skutecznie chroni przed duplikatami, wykrywając powtórzone numery i blokując ich ponowny import. Każdy dokument ma przypisaną pełną historię z datą i statusem, co ułatwia późniejszą archiwizację.

Jak działa import dokumentów PDF krok po kroku

Użytkowanie narzędzia jest proste i nie wymaga od pracowników zaawansowanej wiedzy technicznej. Cały proces zamyka się w kilku szybkich krokach.

1. Wybór kontrahentaNajpierw należy wybrać z listy klienta, dla którego wcześniej skonfigurowano moduł rozpoznawania tekstu.
2. Wgranie pliku PDFNastępnie wystarczy przeciągnąć plik na wyznaczoną strefę lub wskazać odpowiedni dokument bezpośrednio z dysku.
3. Odczyt danych przez asystenta AIAsystent oparty na sztucznej inteligencji odczytuje niezbędne informacje, w tym dane odbiorcy, numery, daty oraz konkretne pozycje asortymentowe.
4. Wygenerowanie zlecenia wydaniaNa koniec w panelu generuje się nowe zlecenie wydania, a wynik operacji pojawia się natychmiast na ekranie.

Wygląd modułu OCR w systemie WMS.net

Obsługa modułu sprowadza się do kilku kliknięć. Poniższe zrzuty ekranu pokazują kolejne etapy pracy - od wyboru kontrahenta, przez wgranie pliku, aż po historię przetworzonych dokumentów.

Wszystkie przetworzone dokumenty są widoczne w tabeli wyników. Pracownicy mogą sprawdzić status każdego importu, zobaczyć ewentualne uwagi (na przykład brak indeksu w asortymencie) oraz datę zapisu.

Możliwości konfiguracji modułu dla każdego kontrahenta

Rozwiązanie wyróżnia się szerokimi możliwościami konfiguracji dla każdego kontrahenta. Administrator może zdefiniować własny szablon dokumentu z indywidualnym układem pól dla każdego klienta, dzięki czemu system poprawnie odczyta dokumenty o różnym wyglądzie. Silnik sztucznej inteligencji potrafi wyodrębnić i znormalizować specyficzne numery artykułów, na przykład usuwając wiodące zera.

Narzędzie obsługuje różne typy pism - od zleceń wydania, przez zlecenia przyjęcia, aż po dokumentację transportową. Cała konfiguracja pozostaje po stronie administratora systemu, więc użytkownik korzystający z modułu nie musi znać jej szczegółów. Praktyczne zastosowanie sztucznej inteligencji w magazynie opisuje też strona asystent AI w systemie WMS, a szerszy kontekst znajdziesz w artykule AI w logistyce.

Dla kogo przeznaczony jest moduł OCR

Moduł znakomicie sprawdza się w środowiskach, gdzie regularnie odbywają się dostawy wymagające ciągłej weryfikacji dokumentacji, a każda dostawa wiąże się z dokumentem PDF od stałego dostawcy. Wdrożenie jest szczególnie rekomendowane dla magazynów logistycznych obsługujących wielu klientów w modelu 3PL, przedsiębiorstw produkcyjnych rejestrujących codzienne dostawy surowców i komponentów oraz dystrybutorów zarządzających dużą liczbą zamówień wysyłkowych.