Numeracja dokumentów KM i PM: maska, licznik i moment nadania numeru

Numer dokumentu zwykle służy tylko do identyfikacji. W opisywanym wdrożeniu magazynu z towarem pod dozorem celnym niesie dodatkową informację: końcówka PM albo KM mówi, czy towar był pod dozorem. Opisujemy maskę numeru i moment jego nadania, a na końcu to, co dział IT powinien uzgodnić przed integracją.

Kontekst projektu opisuje studium przypadku magazynu z dozorem celnym. Tutaj zajmujemy się wyłącznie numerami.

Maska z pięciu części

Numer dokumentu składa się z pięciu części oddzielonych myślnikami. Przykład wymyślony: 2026-10-00012-PZ-PM. Format zapisuje się jednym ciągiem znaków z symbolami roku, miesiąca, numeru i typu, a zasady takiego zapisu opisuje strona o funkcji LICZNIK.

Nowy miesiąc oznacza nowy licznik, więc numer w miesiącu wraca do początku. Formularz PZ przekazuje do licznika datę dokumentu, a formularz WZ datę wydania, więc miesiąc w numerze wynika z tych pól.

Przykład wymyślony pokazuje, jak numer zmienia się z miesiąca na miesiąc. Dwunasty dokument PZ typu PM z października 2026 ma numer 2026-10-00012-PZ-PM. W listopadzie numer w miesiącu wraca do początku, więc pierwszy dokument tego typu może mieć numer 2026-11-00001-PZ-PM. Rok i miesiąc są częścią numeru, a nie osobnym polem, które ktoś musiałby uzupełniać.

Kiedy numer powstaje

Numer z licznika dokument dostaje dopiero przy zatwierdzeniu. Wcześniej, w buforze, nosi numer referencyjny. Tabela podaje osiem przypadków: kto i kiedy nadaje numer oraz jaką końcówkę ma dokument.

Przy zatwierdzaniu PZ błąd licznika kończy się komunikatem o błędzie licznika i prośbą o ponowny zapis dokumentu.

Numer powstaje po zatwierdzeniu. Bufor ma numer referencyjny, więc nie zużywa numerów z licznika.

Kolejność kroków na wymyślonym przykładzie jednej dostawy typu PM wygląda następująco. Pracownik na terminalu przyjmuje pozycje do PZ. Dokument czeka na agenta i do tej pory nosi numer referencyjny, bo nie został zatwierdzony. Agent wpisuje numer DSK, na przykład DSK-2026-0001, i zatwierdza dokument. Dopiero wtedy dokument dostaje numer z licznika, na przykład 2026-10-00012-PZ-PM.

Przy wydaniu typu PM kolejność jest podobna. Terminal zapisuje WZ do bufora i kończy pracę komunikatem „Przekazano do Agencji Celnej”. Agent wpisuje numer kolejnego dokumentu celnego i numer odprawy celnej, a dokument dostaje numer z końcówką PM. Do tej chwili magazyn nie edytuje takiego wydania.

Numer DSK w polu numeru serii

Numer DSK nie jest częścią numeru dokumentu. Leży w polu numeru serii, które platforma ma dla towarów z numerem serii, a wpisuje go agent celny. Przy przyjęciu typu PM program sprawdza, czy pozycje mają numer o długości co najmniej dwóch znaków. Bez niego dokumentu nie da się zapisać, a formularz odpowiada „Brak nadanego numeru DSK!”.

Przy przepakowaniu nowy nośnik dziedziczy ten numer, bo wszystkie nośniki rozchodu muszą mieć ten sam numer serii. Okno agenta opisuje artykuł o agencie celnym w WMS. Numer nośnika, czyli palety, pochodzi z osobnego licznika ciągłego: nie zawiera daty, roku ani końcówki, więc nie zmienia się z miesiąca na miesiąc.

• Numer DSK: od 2 do 20 znaków, zapisany w polu numeru serii.
• Numer nośnika: licznik ciągły o 18 znakach. Wpisanie 0 na terminalu nadaje nowy numer.
• Pola numerów w nagłówku: do 20 znaków, na przykład numer awizo.
• Uwagi: do 200 znaków.

Numer palety z etykiety jest inny: ma 13 znaków i niesie kod kraju, o czym pisze artykuł o numerze palety z kodem kraju.

Co to znaczy dla integracji i raportów

Numer z trzyliterowym typem, na przykład ZPZ, i końcówką ma 20 znaków, a numer PZ z przykładu 19. Pole numeru w zewnętrznym systemie powinno pomieścić 20 znaków.

Końcówka PM jest ostatnią częścią numeru, więc raport lub eksport może wyodrębnić dokumenty pod dozorem bez dodatkowego pola. Numer dokumentu w buforze jest innym numerem niż numer po zatwierdzeniu, dlatego system zewnętrzny powinien czytać dokumenty zatwierdzone. Zestawienia ilości i lokalizacji opisuje strona o raporcie stanów magazynowych, a wczytywanie danych z plików strona o imporcie Excel do WMS.

Przed integracją trzeba uzgodnić dwie rzeczy: długość pola numeru po stronie systemu zewnętrznego i to, czy końcówka ma być częścią klucza dokumentu. Typy dokumentów zebrano na stronie o dokumentach magazynowych, a etapy wdrożenia na stronie o wdrożeniu systemu WMS.

Format numeru jest zapisany w formularzach, które nadają numer: w przyjęciach, wydaniach, zleceniach i w oknie agenta. Zmiana maski, na przykład dodanie symbolu oddziału, oznacza więc zmianę w każdym z tych miejsc i wymaga sprawdzenia na wszystkich typach dokumentów. Dokumenty już zatwierdzone zachowują numery nadane starą maską, dlatego system zewnętrzny powinien czytać numer jako tekst, a nie rozkładać go na części według jednej, stałej reguły.

Pytania do postawienia przy analizie przedwdrożeniowej

Reguły numeracji wynikają z formularzy i z konfiguracji bazy, więc część odpowiedzi trzeba uzyskać od wdrożeniowca przed startem. W analizie przedwdrożeniowej zadajemy cztery pytania.

• Licznik wspólny czy osobny: czy dokumenty z końcówką PM i KM oraz różne typy dokumentów mają jeden licznik miesięczny, czy każdy rodzaj liczy osobno. Odpowiedź zależy od konfiguracji po stronie bazy, a nie od formularzy.
• Długość pola: ile znaków przyjmuje pole numeru dokumentu w systemie zewnętrznym i w raportach, przy numerze do 20 znaków.
• Dokumenty bez końcówki: czy przesunięcia, przepakowania i przyjęcia bez zlecenia mają trafiać do tych samych zestawień co dokumenty z końcówką.
• Numer referencyjny bufora: czy system zewnętrzny ma widzieć dokumenty w buforze, a jeśli tak, jak odróżni numer referencyjny od numeru z licznika.

Czego opis nie obejmuje

Opis dotyczy maski i momentu nadania numeru w opisywanym wdrożeniu. Nie podajemy liczby dokumentów w miesiącu, czasu nadania numeru ani zachowania licznika przy jednoczesnym zatwierdzeniu dwóch dokumentów, bo źródła tego nie opisują.

Numer dokumentu WMS i numery wpisywane przez agenta to dwa osobne zestawy. Pierwszy nadaje system, drugie wpisuje człowiek po obsłudze celnej, a program ich nie rozlicza. Kontekst całego wdrożenia opisuje studium przypadku, a wydruk, na którym numer dokumentu się pojawia, artykuł o wydruku PZ z wagą brutto.