Jeden magazyn, kilka spółek: stan znany dostawą i właścicielem

Stan magazynu per dostawa i właściciel w grupie spółek oznacza, że system pamięta, z której dostawy pochodzi towar i do której spółki należy. Opisujemy, jak rozwiązano to w jednym wdrożeniu Studio WMS.net (platforma StudioSystem), w którym kilka spółek jednej grupy korzysta z jednego magazynu.

Tekst jest napisany dla działu IT i kierownika projektu. Opisuje ekrany i reguły, a nie wyniki, więc nie podajemy liczby spółek, dostaw ani dokumentów. Model odwrotny, w którym właścicielami towaru są klienci operatora, opisuje strona o WMS dla operatora 3PL.

Spółka wynika z dokumentu, a nie z wyboru przy pozycji

W tym wdrożeniu o spółce decyduje dokument, a nie pojedyncza pozycja. Użytkownik nie wskazuje spółki przy każdym artykule: wskazuje ją raz w nagłówku, a system zapisuje ją przy pozycjach.

W przyjęciu bezpośrednim pole Firma jest wymagane i wybiera się je z listy spółek grupy, z podpowiedzią po wpisaniu nazwy lub skrótu. W przyjęciu do zamówienia to samo pole jest tylko do odczytu, bo spółka wynika z zamówienia. Pola tego przyjęcia opisuje artykuł o przyjęciu z wartością z faktury. W wydaniu bezpośrednim spółkę wyznacza wybrany odbiorca.

Tabela zestawia cztery dokumenty: skąd w każdym bierze się spółka i co dzieje się z dostawą.

Każda pozycja przyjęcia jest osobną dostawą

Przy zapisie każdej pozycji przyjęcia, zarówno do zamówienia, jak i bezpośredniego, serwer nadaje nowy identyfikator pozycji i zapisuje go także jako identyfikator dostawy. Dostawa oznacza więc na tej stronie pozycję przyjęcia z jej identyfikatorem, a nie zakup ani zlecenie.

Dwie pozycje tego samego artykułu są dwiema dostawami, także gdy leżą w jednym dokumencie. Wystarczą dwa zapisy pozycji, żeby powstały dwie dostawy. Jest to reguła opisywanego wdrożenia, a nie cecha każdego systemu WMS.

Spółka z nagłówka dokumentu zapisuje się przy każdej pozycji jako właściciel dostawy. Pozycja stanu, którą widzi magazynier, ma za sobą dostawy, a każda dostawa ma zapisanego właściciela.

Śledzenie partii i serii opisuje strona o ewidencji według numerów seryjnych i partii. Tutaj śledzimy co innego: dostawę i jej właściciela, a seria i termin ważności są cechami pozycji stanu, kopiowanymi do wiersza rozchodu. Ogólny przebieg przyjęć pokazuje strona o przyjęciach towaru do magazynu.

Wydanie wybiera pozycję stanu z lokalizacji i serii

Rozchód wewnętrzny (RW) ma w nagłówku pięć pól: Odbiorca, Firma (tylko do odczytu), Nr dokumentu wewnętrznego, Z dnia i Rodzaj dokumentu. Odbiorca wskazuje spółkę. Zmiana odbiorcy zeruje wybór asortymentu i pozycji, więc wybór trzeba zacząć od nowa. Typy dokumentów zebrano na stronie o dokumentach magazynowych.

Lista asortymentu zawiera tylko artykuły z dodatnim stanem. Po wyborze artykułu lista pozycji stanu pokazuje adres, ilość, serię i termin ważności, a lokalizacje zablokowane są pominięte. Rodzaj dokumentu blokuje się po dodaniu pierwszej pozycji.

Okno pozycji ma trzy komunikaty kontrolne: „Wybierz lokalizację!”, „Brak asortymentu w wybranej lokalizacji.” i „Aktualna dostępna ilość w tej lokalizacji: N”. Ilość ma trzy miejsca po przecinku. Wszystkie te kontrole działają w ekranie, w przeglądarce.

Potwierdzenie dostawy po stronie punktu sprzedaży opisuje osobny artykuł o potwierdzeniu dostawy w punkcie sprzedaży. Ta strona kończy się na wydaniu ze stanu.

Wydanie dzieli się na wiersze po dostawach

Przy zapisie pozycji serwer odczytuje dostawy należące do wybranej pozycji stanu, bez lokalizacji zablokowanych, w kolejności rosnącego identyfikatora dostawy. Gdy nie ma żadnej, zwraca komunikat „Brak pozycji”. Tej kolejności nie nazywamy FIFO, bo identyfikator nadaje system i nie jest on datą.

Dla każdej kolejnej dostawy serwer zapisuje osobny wiersz rozchodu z ilością ujemną. Bierze całą ilość dostawy albo resztę do wydania, zależnie od tego, która jest mniejsza, i przerywa po wydaniu żądanej ilości.

Do każdego wiersza serwer kopiuje ze stanu pięć wartości: dostawę, właściciela, serię, termin ważności i lokalizację. W rozchodzie wewnętrznym nagłówek wskazuje spółkę odbiorcy, a każdy wiersz zachowuje dostawę i właściciela skopiowanych ze stanu. Każdy wiersz wie więc, czyj towar i z której dostawy schodzi.

Każda pozycja przyjęcia jest osobną dostawą z zapisanym właścicielem, więc wydanie wskazuje, z której dostawy i czyj towar schodzi ze stanu.

Kontrola dostępności ilości działa w ekranie. Wydania bezpośredniego ta strona nie obejmuje.

Towar pożyczony wraca w naturze

Dokument rozliczenia towaru pożyczonego między spółkami (symbol ZF) ma w nagłówku dwa wybory z listy spółek grupy. Pole Zwrot towaru z firmy wskazuje spółkę oddającą, a pole Towar pożyczony od firmy spółkę, od której towar pożyczono.

Przycisk Wyświetl asortyment zgłasza „Proszę wybrać firmy!”, gdy brakuje wyboru, i „Proszę wybrać różne firmy!”, gdy obie spółki są takie same. Siatka pod tytułem Towary „pożyczone” pokazuje cztery kolumny: Indeks, Nazwa, Ilość i Ilość oddana, z sumami w stopce.

Ikona w wierszu siatki otwiera okno dopisania pozycji zwrotu. Ekran ZF ma przyciski Zamknij i Podgląd pozycji, a ten drugi otwiera okno „Historia” z pozycjami dokumentu. Przycisków Zapisz i Bufor tu nie ma. Dopisanie pozycji wywołuje procedurę, której treści nie znamy, więc nie opisujemy jej działania.

Zwrot w naturze oznacza, że spółka oddaje ten sam artykuł, który pożyczyła, a nie jego wartość. To, w jaki sposób pożyczka powstaje, nie jest przedmiotem tej strony.

Zwrot ma dwa limity: saldo pożyczki i stan dostawy

Okno pozycji zwrotu ma pola Indeks, Nazwa, Stan magazynowy spółki oddającej oraz Do oddania, czyli ilość pożyczoną pomniejszoną o oddaną. Wszystkie cztery są tylko do odczytu. Dalej jest lista dostaw spółki oddającej z etykietą Lokalizacja, której wiersze opisują adres, ilość, serię i termin ważności dostawy, oraz pole Ilość. Gdy spółka oddająca nie ma stanu artykułu, ekran pokazuje „Brak asortymentu do wydania!”.

Okno ma pytanie „Czy zapisać pozycję?”. Po potwierdzeniu ekran sprawdza trzy rzeczy: wybór dostawy („Proszę wybrać lokalizację!”), limit „do oddania” („Ilość większa niż ilość do oddania!”) i stan wybranej dostawy („Ilość większa niż stan magazynowy!”). Dopiero potem wywołuje procedurę zapisu zwrotu, której przekazuje dwie spółki i cztery dane: artykuł, dokument, dostawę oraz ilość. Po zapisie okno się zamyka, a siatka odświeża.

Dwa limity pilnują różnych rzeczy. Limit „do oddania” chroni saldo pożyczki, a stan dostawy chroni samą dostawę, z której spółka oddaje towar. Oba sprawdza ekran, w przeglądarce.

Przykład jednego dnia pracy z dwiema dostawami i jednym zwrotem

Przykład ze zmyślonymi danymi. Spółka A przyjęła Artykuł A w dwóch pozycjach na tej samej lokalizacji i serii: 10 sztuk w pierwszej i 5 w drugiej. Ekran zapisał każdą jako osobną dostawę z właścicielem, więc stan pokazuje dwa wiersze: 10 i 5.

Dział wydań wystawia rozchód wewnętrzny na 12 sztuk i wybiera jedną pozycję stanu. Serwer zapisuje dwa wiersze: 10 sztuk z pierwszej dostawy i 2 sztuki z drugiej. W obu wierszach zostaje dostawa i właściciel, czyli Spółka A.

W drugim przykładzie dział rozliczeń otwiera dokument ZF i wybiera w polu Zwrot towaru z firmy Spółkę B, a w polu Towar pożyczony od firmy Spółkę A. Po wybraniu Wyświetl asortyment siatka Towary „pożyczone” pokazuje Artykuł A. Okno zwrotu podaje stan spółki oddającej 15 i „Do oddania” 8, a lista dostaw ma dwa wiersze: 10 sztuk z serii S-1 i 5 sztuk z serii S-2.

Dziewięć sztuk kończy się komunikatem „Ilość większa niż ilość do oddania!”, bo przekracza 8. Siedem sztuk z dostawy, która ma ich 5, przechodzi limit „do oddania”, ale zatrzymuje je komunikat „Ilość większa niż stan magazynowy!”. Trzy sztuki z dostawy dziesięciosztukowej po pytaniu „Czy zapisać pozycję?” trafiają do zapisu zwrotu.

Pytania do zadania na etapie analizy

Przed wdrożeniem podobnego rozwiązania zadajemy cztery pytania. To pytania do czytelnika, a nie fakty o opisywanym wdrożeniu. Zakres analizy opisuje artykuł o analizie przedwdrożeniowej WMS.

• Wspólny magazyn - czy spółki Twojej grupy dzielą jeden magazyn i czy stan musi pokazywać, czyj to towar.
• Wskazanie dostawy - czy wydanie ma wskazywać dostawę, z której schodzi towar, czy wystarczy suma stanu artykułu.
• Kolejność dostaw - w jakiej kolejności magazyn ma wybierać dostawy i kto tę kolejność ustala.
• Rozliczenie pożyczek - jak rozliczacie towar pożyczony między spółkami i czy zwrot ma być w naturze, czy w wartości.

Czego ta strona nie opisuje

Strona opisuje reguły ekranów i zapytań jednego wdrożenia, a nie standard produktu. Nie podajemy liczby spółek, dostaw ani dokumentów, a nazwy spółek i artykułów w przykładach są zmyślone. Nie opisujemy, jak powstaje pożyczka między spółkami, ani wydania bezpośredniego. Spis z natury, który wyrównuje stany osobnymi dokumentami, opisuje artykuł o spisie z natury w czterech zakresach.