Właściciel małej firmy pyta zwykle nie o to, ile funkcji ma program magazynowy, lecz ile z nich trzeba ustawić przed pierwszym dokumentem przyjęcia. Tam leży różnica między systemem, który rusza w tydzień, a projektem ciągnącym się przez kwartał. Prosty program magazynowy nie jest wersją okrojoną dla mniej wymagających. To ta sama aplikacja z krótszą listą rzeczy do rozstrzygnięcia na starcie.
Co znaczy prosty w kontekście programu magazynowego
Prosty nie znaczy uboższy. Studio WMS.net w małej hurtowni i u operatora logistycznego to jedna aplikacja, jedna baza danych i ten sam zestaw modułów. Różni je tylko liczba parametrów, które ktoś musi rozstrzygnąć, zanim system zacznie zapisywać dokumenty.
Obawa brzmi zwykle tak: system okaże się za duży, a my utoniemy w ustawieniach. Jest uzasadniona, gdy start zaczyna się od odwzorowania topologii hali, cennika usług i reguł kompletacji. Przestaje być, gdy sprowadza się do listy towarów i listy kontrahentów.
Trzy rzeczy, które decydują o odczuciu prostoty
Decydują trzy: liczba pól obowiązkowych w formularzu, liczba słowników do wypełnienia przed pierwszym dokumentem oraz liczba decyzji nieodwracalnych. Ostatnia określa, ile trzeba wiedzieć z góry, i jest zaskakująco krótka.
Niemal wszystko da się zmienić w trakcie pracy: dodać pole, włączyć moduł, zamienić lokalizację ogólną na siatkę miejsc składowania. Nieodwracalne są tylko ustawienia numeracji dokumentów i roku obrotowego. Przegląd całej aplikacji porządkuje strona o programie magazynowym dla firm, a dobór rozwiązania do profilu działalności - strona o programach magazynowych dla firm.
Zakres minimalny dla magazynu do kilkuset pozycji
Magazyn z kilkuset pozycjami asortymentowymi w jednej hali rzadko ma problem ze znalezieniem towaru. Ma problem z tym, ile go jest i komu został wydany. Dlatego zakres minimalny buduje się wokół ewidencji, a nie wokół optymalizacji ruchu.
| Potrzeba małej firmy | Rozwiązanie w wersji podstawowej | Kiedy warto rozszerzyć |
|---|---|---|
| Wiedzieć, ile towaru jest na stanie | Kartoteka z jednostką miary, saldo z dokumentów | Towar leży w kilku halach i stan każdej trzeba znać osobno |
| Zarejestrować dostawę | Dokument PZB od razu, bez zlecenia przyjęcia | Dostawy trzeba awizować i kontrolować jakość partii |
| Wydać towar odbiorcy | Dokument wydania z listą pozycji i wydrukiem | Zamówienia spływają z platformy i idą do kompletacji grupowej |
| Znaleźć towar na hali | Miejsce domyślne albo opisowe oznaczenie regału | Regały mają poziomy i gniazda, a towar wraca gdzie indziej |
| Zamknąć inwentaryzację | Arkusz spisowy i zestawienie różnic wobec salda | Spis trzeba prowadzić bez zatrzymywania wydań |
| Sprawdzić, co się działo w tygodniu | Zestawienie dokumentów za okres z eksportem | Trzeba mierzyć terminowość, a nie odtwarzać zdarzenia |
Dopóki firma mieści się w środkowej kolumnie, rozbudowa nie przyspiesza pracy, tylko dokłada pola do wypełnienia. Prawa kolumna to nie obietnica, lecz lista warunków - każdy element włącza się osobno, bez przebudowy tego, co działa.
Kartoteka jako jedyny słownik wymagany na starcie
Formularz nowego asortymentu ma kilkanaście pól: numer artykułu, nazwę, opis, kod EAN, jednostkę miary, kontrahenta, dostawcę i producenta. Wygląda poważnie, ale obowiązkowe są dwa: numer SKU, który system nadaje sam, oraz jednostka miary. Resztę uzupełnia się wtedy, gdy dane są pod ręką.
To jest praktyczne znaczenie słowa prosty. Nie chodzi o to, że pól jest mniej, tylko o to, że system nie każe ich wypełniać, zanim pozwoli pracować. Budowę kartoteki opisuje szerzej strona o kartotece magazynowej.
Kartoteka bez wypełniania wszystkiego
Zaczynasz od nazwy i jednostki miary, dane handlowe dopisujesz przy pierwszej dostawie.
Co uruchamiamy bez wdrożenia i bez analizy przedwdrożeniowej
Analiza przedwdrożeniowa ma sens tam, gdzie proces jest nieoczywisty. W magazynie, w którym przyjęcie polega na rozładowaniu busa i policzeniu kartonów, opisywałaby rzecz znaną wszystkim w firmie. Taki magazyn uruchamia się samodzielnie, a pełną ścieżkę projektową opisuje strona o wdrożeniu systemu WMS.
- Przygotowanie listy towarów w arkuszuZbieramy w jednym pliku nazwę, jednostkę miary i kod EAN każdej pozycji. To jedyny dokument potrzebny przed pierwszym logowaniem.
- Import listy do kartoteki asortymentowejWgrywamy plik, a system zakłada kartoteki i nadaje numery SKU. Pozycje bez jednostki miary trafiają na listę do poprawy zamiast zatrzymywać import.
- Uzupełnienie listy kontrahentówDodajemy dostawców i odbiorców obsługiwanych na co dzień. Pozostałych dopisuje się w locie, przy pierwszym dokumencie.
- Wprowadzenie stanu początkowegoRejestrujemy stan zastany jednym przyjęciem albo arkuszem spisu z natury. Od tej chwili saldo wynika z dokumentów.
- Rejestracja pierwszego przyjęcia i wydaniaWystawiamy PZB na najbliższą dostawę i dokument wydania na pierwsze zamówienie, żeby sprawdzić obieg na rzeczywistym towarze.
- Włączenie jednego zestawienia kontrolnegoUruchamiamy zestawienie dokumentów za okres z eksportem do arkusza, aby księgowość dostawała dane bez pytania magazyniera.
Żaden z tych kroków nie wymaga decyzji o tym, jak magazyn ma wyglądać za dwa lata. Same operacje opisują strony o przyjęciu do magazynu oraz o wydaniu magazynowym.
Przyjęcie bez zlecenia
Dostawa bez awizacji to jeden dokument PZB, a zestawienie za okres odtwarza jej przebieg.
Czego nie da się uruchomić samodzielnie
Uczciwie: trzy rzeczy zawsze wymagają pracy po naszej stronie. Wymiana danych z systemem finansowo-księgowym, bo trzeba uzgodnić mapowanie indeksów i kontrahentów. Wydruk w układzie narzuconym przez odbiorcę, bo szablon powstaje na zamówienie. Praca na terminalach w hali, bo wymaga zasięgu sieci przy każdym regale. Jeśli któraś z nich jest potrzebna od pierwszego dnia, samodzielny start jej nie zastąpi i lepiej od razu zaplanować budżet, którego składniki wylicza strona o koszcie wdrożenia systemu WMS.
Czego mała firma nie potrzebuje na starcie
Poniższe funkcje wyglądają przekonująco na każdej prezentacji. Dla magazynu z jedną halą są jednak kosztem, nie zyskiem, bo każda dokłada pole do wypełnienia albo decyzję przy zwykłej dostawie.
| Funkcja | Dlaczego nie na starcie | Sygnał, że pora ją włączyć |
|---|---|---|
| Strefy i adresacja miejsc | Przy jednej hali operator wie, gdzie stoi towar, a strefy dokładają pole do każdej pozycji | Pojawia się druga hala, a szukanie trwa dłużej niż wydanie |
| Kompletacja falowa | Opłaca się przy kilkudziesięciu zleceniach dziennie, wcześniej wydłuża drogę do dokumentu | Magazynier pokonuje tę samą trasę kilka razy w ciągu godziny |
| Rozliczanie usług magazynowych | Cennik składowania jest potrzebny tylko przy obsłudze cudzego towaru | Firma przechowuje towar powierzony i wystawia za to faktury |
| Integracja z systemem ERP | Wymaga uzgodnienia indeksów po obu stronach i testów, więc wydłuża start | Ten sam dokument wpisuje się dwa razy - w magazynie i w księgowości |
| Ewidencja partii i dat ważności | Dokłada pola przy każdym przyjęciu, także dla towaru bez takiego wymogu | Pojawia się termin przydatności albo wymóg identyfikowalności serii |
| Praca na terminalach mobilnych | Terminal ma sens tam, gdzie odległość do biurka jest realna | Ktoś nosi po hali kartkę i przepisuje ją przy komputerze |
Żadna z tych funkcji nie wymaga wymiany systemu ani ponownego wprowadzania danych, bo włącza się je na działającej bazie. Adresację porządkuje strona o miejscach składowania w magazynie, warianty zbiórki - strona o kompletacji zleceń, a opłaty za cudzy towar - strona o kontraktowej logistyce magazynowej.
Jeden wyjątek warto znać z góry. Sieć handlowa narzuca zwykle etykietę logistyczną z numerem jednostki wysyłkowej, a takiej numeracji nie da się odłożyć na później bez przenumerowania wysłanych palet. Zasady jej nadawania publikuje standard SSCC organizacji GS1.
Czym prosty program różni się od arkusza kalkulacyjnego
Najkrócej: arkusz zapisuje wynik, program zapisuje zdarzenie. W arkuszu stan to liczba w komórce, którą ktoś nadpisał. W programie stan to suma dokumentów, a każdy ma numer, datę, autora i listę pozycji. Różnica jest niewidoczna dopóty, dopóki wszystko się zgadza.
Druga różnica dotyczy tego, czym są dane. Dla arkusza dostawca to tekst w komórce, więc dwa zapisy tej samej nazwy oznaczają dwie firmy. Dla programu dostawca jest obiektem z kartoteką i historią dostaw. Tak samo jednostka miary: w arkuszu opis, w systemie reguła przeliczania.
Kiedy arkusz przestaje wystarczać
- Plik edytują dwie osoby i nikt nie wie, która wersja jest aktualna.
- Pojawia się pytanie, kto i kiedy wydał konkretną partię towaru.
- Księgowość prosi o dokument z numerem, nie o wyciąg z arkusza.
- Odbiorca chce potwierdzenia wydania z listą pozycji.
- Szukanie towaru na liście trwa dłużej niż wpisanie go z pamięci.
Żaden z tych sygnałów nie dotyczy liczby rekordów. Arkusz nie pęka od objętości, tylko od liczby osób i od pytań, na które ma odpowiadać. Sam moment przejścia opisuje strona o kartotece magazynowej w Excelu.
Sygnały, że firma przerosła prosty program
Zakres podstawowy ma granicę i lepiej znać ją z góry, niż odkryć w środku sezonu. Poniższe objawy nie znaczą, że system przestał działać. Znaczą, że praca układa się wokół jego ograniczeń zamiast wokół towaru.
- Wydania czekają na wprowadzenie dokumentów, a nie na skompletowanie towaru.
- Liczba korekt rośnie, a przyczyn nie da się przypisać do dokumentu ani do osoby.
- Ten sam asortyment leży w dwóch miejscach i tylko jedna osoba wie w których.
- Klient pyta o stan swojego towaru i oczekuje wglądu przez Internet.
- Inwentaryzacja wymaga zamknięcia magazynu na cały dzień.
- Firma zaczyna obsługiwać towar powierzony i rozliczać go według stawek.
Każdy objaw osobno da się jeszcze obejść dyscypliną zespołu. Trzy naraz oznaczają, że wersja podstawowa przestała porządkować pracę i zaczęła ją opóźniać. Wtedy rozmowa o pełnym zakresie kosztuje mniej niż kolejny rok obchodzenia ograniczeń, a rozbudowa nie wymaga zaczynania od pustej bazy.
Warto wtedy zacząć mierzyć magazyn liczbami zamiast wrażeniami. Wskaźniki przydatne małej firmie porządkuje strona o wskaźnikach KPI w magazynie, a poziomy referencyjne dla centrów dystrybucyjnych publikuje badanie DC Measures prowadzone przez WERC.
Rozbudowa bez uczenia się od nowa
Kolejne moduły dokładają pozycje w istniejących sekcjach menu, a nie nowy interfejs.
Prosty program magazynowy jest dobrym wyborem nie dlatego, że jest tani, tylko dlatego, że pozwala zacząć, zanim firma dokładnie wie, czego potrzebuje. Wiedza o magazynie bierze się z danych, a danych nie ma, dopóki ktoś ich nie zapisuje.
Pytania o prosty program magazynowy
Czym różni się prosty program magazynowy od pełnego systemu WMS?
Nie zakresem funkcji, tylko liczbą modułów włączonych na starcie. To ta sama aplikacja i ta sama baza danych, więc rozszerzenie polega na uruchomieniu kolejnych ekranów, a nie na przejściu do innego produktu.
Ile pozycji asortymentowych obsłuży wersja podstawowa?
Osobnego limitu nie ma, bo dane leżą w tej samej bazie co przy pełnym wdrożeniu. Granicą jest sposób pracy: dopóki towar da się znaleźć bez adresu miejsca, a zamówienia obsługuje jedna lub dwie osoby, zakres podstawowy wystarcza. Magazyn z kilkuset pozycjami zwykle mieści się w tych warunkach.
Czy prosty program magazynowy wymaga analizy przedwdrożeniowej?
Nie, jeśli procesy są typowe: dostawa przyjeżdża, zostaje policzona i zapisana, a wydanie następuje na podstawie zamówienia. Analiza jest potrzebna przy obsłudze cudzego towaru, integracji z ERP albo wymogach identyfikowalności.
Czy da się później włączyć strefy i adresację bez utraty danych?
Tak. Miejsca składowania dokłada się do działającej bazy, a dotychczasowe dokumenty pozostają bez zmian. Rozpisać na nowe miejsca trzeba jedynie stan bieżący, zwykle przy najbliższej inwentaryzacji.
Czy mała firma potrzebuje integracji z systemem księgowym od razu?
Rzadko. Przy kilkunastu dokumentach dziennie eksport zestawienia do arkusza jest szybszy i tańszy niż wymiana danych w czasie rzeczywistym. Integracja opłaca się wtedy, gdy przepisywanie dokumentów zajmuje więcej czasu niż ich wystawianie.
Co zrobić, gdy potrzeba wykracza poza zakres podstawowy?
Powiedzieć o tym przed startem, a nie po nim. Własny układ wydruku, wymiana danych z ERP i praca na terminalach wymagają pracy projektowej, której nie da się obejść ustawieniami. Uczciwiej jest wtedy zaplanować normalne wdrożenie, niż obiecywać, że wersja podstawowa wystarczy na wszystko.
Baza wiedzy - pojęcia z zakresu podstawowego
Terminy, które pojawiają się przy uruchamianiu programu magazynowego w małej firmie.
- Kartoteka asortymentowa
- Zbiór danych o towarze - nazwa, jednostka miary, kod EAN i kontrahent.
- Jednostka miary
- Miara, w której system prowadzi stan towaru. Pole obowiązkowe, bo bez niego nie ma salda.
- PZB
- Przyjęcie zewnętrzne bezpośrednie - dokument dostawy rejestrowany bez wcześniejszego zlecenia.
- Stan bieżący
- Saldo wyliczone z zarejestrowanych przyjęć i wydań, a nie wpisane ręcznie.
- Konfiguracja startowa
- Ustawienia do rozstrzygnięcia przed pierwszym dokumentem. Im krótsza, tym prostszy start.
- Kompletacja falowa
- Grupowanie zleceń w fale, aby jedno przejście po hali obsłużyło kilka zamówień.
- Rozliczanie usług magazynowych
- Naliczanie opłat za składowanie i przeładunek towaru powierzonego według cennika.
- Integracja z ERP
- Wymiana dokumentów i słowników z systemem finansowo-księgowym po uzgodnieniu indeksów.
Sprawdź zakres podstawowy bez zobowiązań
Zobacz, ile ekranów naprawdę potrzebuje magazyn małej firmy - uruchom bezpłatne demo albo obejrzyj galerię systemu.