Jedno pole, sześć kolumn: specyfikacja formularzy WMS w arkuszu

Specyfikacja formularza w arkuszu wygląda jak zwykła tabela, ale przy wielu polach i dwóch stronach rozmowy decyduje o tym, czy ustalenie da się potem wykonać. W opisywanym projekcie u operatora logistycznego specyfikacje powstały w czerwcu i lipcu 2020. Pokazujemy ich układ kolumna po kolumnie.

Formularze dokumentów w tym wdrożeniu są wersjami dedykowanymi: powstały jako kopie standardowych dokumentów platformy Studio WMS.net i zostały uproszczone zgodnie ze specyfikacją. Opisujemy zapisy z arkuszy projektu, a nie zachowanie programu.

Ogólny przebieg takiego projektu opisuje strona o wdrożeniu systemu WMS, a dokument poprzedzający specyfikację, czyli analizę, artykuł o analizie przedwdrożeniowej. Ten tekst zajmuje się wyłącznie arkuszem pól.

Jeden arkusz na typ dokumentu

Specyfikacja ma sześć arkuszy, po jednym na typ formularza: ZPZ, PZ, PZB i PW, ZWZ, WZ oraz WZB i RW. Trzy arkusze dotyczą przyjęć, a trzy wydań. Zlecenie przyjęcia (ZPZ) i zlecenie wydania (ZWZ) mają własne arkusze, bo są osobnymi dokumentami z własnymi polami.

Typy dokumentów omawia strona o dokumentach magazynowych, a formularz przyjęcia z tego projektu opisuje artykuł o przyjęciu PZ ze zlecenia.

Trzy kolumny na pierwszą wersję

Pierwsza wersja ma trzy kolumny: pole, opis uzupełnienia i wymagane. Wdrożeniowiec wpisuje w nich nazwę pola oraz sposób jego uzupełnienia, a trzecia kolumna mówi, czy pole jest wymagane. Wymagane są na przykład kontrahent i numer zlecenia, a opcjonalny jest numer dostawy.

Pod tabelą stoją zasady wspólne dla całego arkusza. Pierwsza dotyczy zapisu: dokument można zapisać albo zapisać w buforze, a do zapisu potrzebna jest co najmniej jedna pozycja. Druga dotyczy palet: pola rodzaju i numeru palety są ukryte w formularzu.

Każdy dokument można zapisać albo zapisać ze statusem bufor, a do zapisu potrzebna jest co najmniej jedna pozycja.

Trzy kolumny dopisane po uwagach klienta

Druga wersja zachowuje trzy kolumny pierwszej i dopisuje trzy kolejne: uwagi klienta, odpowiedź wdrożeniowca i uwagi dla programisty. Klient komentuje pole w swojej kolumnie, wdrożeniowiec odpowiada obok, a programista dostaje własną kolumnę ze źródłem danych dla list wyboru. Tabela zbiera wszystkie sześć kolumn i osobę, która każdą z nich wypełnia.

Osobny arkusz drugiej wersji zbiera cztery ustalenia z rozmowy telefonicznej:

• Dostawca w wydaniach: do weryfikacji.
• Lokalizacja: widoczna w formularzu.
• Partia: widoczna w formularzu.
• Daty: ustawiane na dzień bieżący.

Kolumna dla programisty podaje źródło listy. Przykłady zapisane w tej kolumnie to pierwszy rekord kartoteki kontrahentów w magazynie i lista dostawców w magazynie. Dla zleceń zapisano niezrealizowane zlecenia dostawcy, a dla asortymentu pozycje wybranego zlecenia.

W formularzach przyjęcia z tego wdrożenia listy zależą od siebie: dostawca od kontrahenta, zlecenie od dostawcy i kontrahenta, a asortyment od zlecenia.

Pola, które wymagały drugiej rundy

Odpowiedzi klienta w kolumnie uwag należą do czterech typów: potwierdzenie ok, prośba o opis, prośba o kontakt i informacja, że pola nie ma być w formularzu. Trzy pola pokazują, co z takiej odpowiedzi wynika.

Przy polu Ilość klient zauważył brak jednostki. Odpowiedź wskazała, że jednostka, na przykład sztuka albo karton, jest definiowana per asortyment w kartotece, więc dokument nie potrzebuje osobnego pola. Budowę kartoteki opisuje strona o kartotece magazynowej.

Pole Numer dostawy było dla klienta niezrozumiałe. Odpowiedź opisała je jako dodatkową informację, która pozwala odszukać dokument w systemie. W arkuszu PZ pole jest opcjonalne.

Lokalizacja, partia oraz rodzaj i numer palety to trzeci przykład. Klient nie chciał ich w formularzu, a po rozmowie telefonicznej pola rodzaju i numeru palety zostały ukryte, natomiast lokalizacja i partia na razie zostają widoczne.

Co zrobić, gdy dwa pliki mówią co innego

W arkuszu WZB i RW klient napisał, że opis nie zgadza się z wcześniej przesłanym plikiem. Nie rozstrzygamy, który opis był aktualny, bo arkusz tego nie zapisuje. W drugiej wersji zmieniło się konkretne pole: pole odbiorcy stało się wymagane.

Druga wersja dopisuje kolumny do tej samej tabeli, więc pierwotny opis, uwaga klienta i odpowiedź leżą obok siebie w jednym wierszu. Przy rozbieżności z wcześniej przesłanym plikiem to wiersz pola jest miejscem, w którym zapisuje się rozstrzygnięcie.

Czego arkusz nie rozstrzyga

Arkusz zapisuje zasadę, a o tym, gdzie ona działa, mówi dopiero formularz. Zasada bufora i co najmniej jednej pozycji obowiązuje w formularzach dodawania, a formularze edycji kontroli pozycji nie mają.

To samo pole dokumentu ma w różnych formularzach cztery etykiety: numer zamówienia, wydania, wypożyczenia i zwrotu. Etykiety zmienia też wariant dla drugiego działu klienta, który opisuje artykuł o wariancie formularza.

Specyfikacja nie zastępuje pytań zadawanych przed startem, o użytkowników, import i wycofanie dokumentów. Te pytania z odpowiedziami klienta zebrano w artykule o pytaniach przed wdrożeniem WMS, a układ kolumn do importu w tekście o układzie kolumn importu i raportu stanu. Teksty komunikatów przy błędnym polu opisuje artykuł o komunikatach błędów w WMS.