Jeden układ trzynastu kolumn dla importu asortymentu i raportu stanu

Dane startowe trafiają do WMS z arkuszy, a stan magazynowy czyta się później w raporcie. W opisywanym projekcie ustalono, że oba zestawienia mają jeden układ kolumn: plik wczytywany na starcie wygląda jak raport, który użytkownik będzie czytał potem. Ten tekst opisuje ustalenia z arkusza, a nie działający raport.

Układ dotyczy platformy Studio WMS.net. Ogólny mechanizm wczytywania plików opisuje strona o imporcie Excel do systemu WMS, a samą kartotekę strona o kartotece magazynowej.

Poniżej opisujemy układ kolumna po kolumnie, zestawiamy go z szablonami pozostałych arkuszy i zbieramy pytania, które zadajemy klientowi na etapie analizy. Granice opisu podajemy wprost, bo wiele elementów układu to ustalenia, a nie sprawdzone działanie programu.

Co wchodzi do systemu przed startem

W opisywanym projekcie przygotowano cztery arkusze importowe: asortyment, kontrahenci, odbiorcy i lokalizacje. Zakres importu kartotek ustalała ankieta przedwdrożeniowa opisana w artykule o pytaniach przed wdrożeniem WMS, a odpowiedzią klienta były załączone pliki. Pola dokumentów uzgodniono osobno, w specyfikacji formularzy w arkuszu.

Schemat importu, czyli sposób przypisania kolumn pliku do pól w systemie, może zaproponować dostawca systemu. Klient przygotowuje plik, a schemat wiąże jego kolumny z polami, więc kolejność kolumn w pliku jest w praktyce umową obu stron.

Arkusz asortymentu ma trzynaście kolumn, arkusz kontrahentów osiem, a odbiorców pięć. Dla lokalizacji arkusz jest przygotowany, ale jego kolumn nie ustalono. W ankiecie padło też pytanie o dane dla wyszukiwarki dokumentów. Odpowiedź brzmiała, że mają być zgodne z układem kolumn, a zakres wyszukiwania nie został tam opisany.

Jeden układ zamiast dwóch

Teza ustaleń jest prosta: plik, który klient wczytuje na starcie, wygląda jak raport, który potem czyta. Zamiast dwóch układów do uzgodnienia jest jeden, a zmiana kolumny dotyczy obu zestawień naraz. Skutki tej decyzji wyglądają tak:

• Przy imporcie: klient przygotowuje plik w ustalonej kolejności trzynastu kolumn.
• Przy czytaniu stanu: te same kolumny w tej samej kolejności pozwalają porównać plik źródłowy z zestawieniem.

Nie znaczy to, że raport istnieje w opisanej postaci. Ustalenie dotyczy układu kolumn, a nie gotowego zestawienia w programie.

Trzynaście kolumn asortymentu

Arkusz asortymentu zaczyna się od kolumny magazyn lub kraj, a kończy na wadze jednostkowej. Kolejność jest ustalona i zapisana w tabeli.

Kolumny można czytać w czterech grupach. Podział jest naszym porządkiem opisu, a nie zapisem z arkusza:

• Identyfikacja: cztery pierwsze kolumny, od magazynu lub kraju do nazwy artykułu.
• Ilość: dwie kolumny, ilość i jednostka.
• Opis i przypisanie: cztery kolumny, od kanału sprzedaży do kontrahenta lub dostawcy.
• Dane logistyczne: trzy ostatnie kolumny, czyli opakowanie zbiorcze, ilość na palecie i waga jednostkowa.

Jednostka, na przykład sztuka albo karton, jest w programie definiowana per asortyment w kartotece, a w układzie występuje jako kolumna asortymentu. Kolumna zdjęcie jest w arkuszu elementem układu, a nie opisem funkcji zdjęć w programie.

Kolumna kontrahent lub dostawca stoi w układzie obok magazynu lub kraju. W arkuszu ustaleń założono, że w każdym magazynie występuje jeden kontrahent. To założenie z arkusza, a nie zapis z kodu, a jego skutki opisuje artykuł o WMS dla kilku magazynów jednego klienta.

Jeden wiersz w imporcie i w raporcie

Przykład poniżej to pierwszy wiersz makiety raportu, z danymi fikcyjnymi. W pliku importu stałby w tej kolejności, a w zestawieniu stanu jako wiersz raportu.

Kolumny ilość i jednostka idą parą. W trzecim wierszu makiety jednostką jest „op.”, a ilość to 15, więc ta sama liczba w kolumnie ilość znaczy co innego niż w pierwszym wierszu. Dlatego plik importu musi zawierać obie kolumny, a nie samą ilość.

Ten sam układ w raporcie stanu

Raport stanu ma w arkuszu te same kolumny w tej samej kolejności. Pierwsza kolumna, magazyn lub kraj, ma w tym układzie umożliwić czytanie stanu osobno dla każdego magazynu lub rynku.

Kolumny importu asortymentu i raportu stanu mają identyczną kolejność.

Opisujemy tu układ z arkusza, a nie działający raport. Wygląd, działanie i dostępność raportu pozostają poza zakresem tego artykułu, a makieta nie jest zrzutem z systemu. Ogólny opis raportowania stanów znajdziesz na stronie o raporcie stanów magazynowych.

Kontrahenci i odbiorcy z numerem trasy

Szablon kontrahentów ma osiem kolumn, a szablon odbiorców pięć. Kolumna numer trasy występuje wyłącznie w arkuszu odbiorców. Tabela zbiera wszystkie cztery szablony importu z arkusza ustaleń.

Szablon kontrahentów opisuje firmę adresowo i kontaktowo, a szablon odbiorców wiąże odbiorcę z magazynem i numerem trasy. Dla lokalizacji arkusz jest gotowy, ale bez ustalonych kolumn, więc ten fragment układu pozostaje otwarty i trafia na listę pytań poniżej.

Import zleceń z plików xlsx

Klient wymaga, by import zleceń przyjęć i wydań działał także z plików xlsx, w tym samym układzie danych co dla plików xls. To wymaganie z arkusza ustaleń. Układ trzynastu kolumn dotyczy kartoteki asortymentu, a import zleceń dotyczy dokumentów.

Arkusz ustaleń nie opisuje mechanizmu wczytywania, więc nie przesądzamy go w tym tekście. Wymianę zleceń gotowymi plikami CSV z ERP, a nie arkuszem Excel, opisuje artykuł o wymianie plików CSV przez SFTP z innego wdrożenia.

Co ustalono, a co pozostaje otwarte

Tabela oddziela ustalenia z arkusza od elementów, których ten opis nie rozstrzyga. Czytelnik widzi w niej, które zdania są zapisem, a które wymaganiem lub układem.

Pytania do zadania na etapie analizy

Układ z arkusza dobrze pokazuje, czego jeszcze nie wiemy. Poniższe pytania nie są faktami o kliencie, tylko listą rzeczy, które zadajemy w analizie przedwdrożeniowej, zanim ktoś przygotuje plik importu:

• Źródło kolumn: z jakiego zestawienia klient przygotowuje trzynaście kolumn i czy każda ma w nim odpowiednik?
• Jednostka: czy jednostka jest zapisana przy każdym indeksie, skoro w programie definiuje się ją per asortyment?
• Lokalizacje: jakie kolumny ma mieć arkusz lokalizacji, skoro w ustaleniach ich nie określono?
• Numer trasy: skąd klient bierze numer trasy dla odbiorców i jak go zapisuje?

Odpowiedzi na te pytania zamykają luki w układzie, zanim dostawca zaproponuje schemat importu.