Jak liczyć realną marżę na każdej dostawie w handlu towarem importowanym

Firma importująca towar paczkowany dla branży jeździeckiej - siano, słomę, sianokiszonki czy trociny - rzadko ma problem z samą sprzedażą. Prawdziwym wyzwaniem jest odpowiedź na pytanie, ile faktycznie zarobiła na konkretnej dostawie, gdy do ceny zakupu w euro dochodzi paleta, transport, składowanie i przeładunek. Podstawy działania systemu opisuje strona system WMS, a opis produktu znajdziesz na stronie Studio WMS.net.

Dlaczego firmy potrzebują czegoś więcej niż faktur i dokumentów magazynowych

Firma zajmująca się importem towaru paczkowanego dla branży jeździeckiej - siana, słomy, sianokiszonek czy trocin - kupuje towar u producentów rozliczających się w euro, a sprzedaje go w złotówkach, zarówno sztukowo, jak i na paletach, przez sklep internetowy. Część dostaw trafia bezpośrednio do klienta końcowego, część przechodzi przez sieć magazynów rozlokowanych w Polsce. Taki model biznesowy generuje dziesiątki dokumentów dziennie - przyjęcia, wydania, przesunięcia, faktury zakupu i sprzedaży - ale żaden z nich osobno nie odpowiada na pytanie, które najbardziej interesuje właściciela: ile firma zarobiła na tej konkretnej dostawie.

Dokument PZ potwierdza przyjęcie towaru na stan, WZ - jego wydanie, PW i RW porządkują różnice inwentaryzacyjne, a faktura zakupu i sprzedaży rozlicza się z kontrahentem oraz urzędem skarbowym. Żaden z tych dokumentów nie agreguje jednak kosztów pochodnych - palety, frachtu, składowania czy przeładunku - w przeliczeniu na pojedynczą dostawę. Do policzenia realnego zysku potrzebny jest osobny model kosztowy, spięty z ewidencją magazynową, ale niezależny od księgowości.

Ograniczenia podejścia opartego wyłącznie na dokumentach magazynowych i fakturach

Co pokazują dokumenty PZ, WZ, PW i RW, a czego nie pokazują

Dokumenty magazynowe potwierdzają przepływ ilościowy towaru - ile sztuk lub palet przyjęto, wydano czy przesunięto między lokalizacjami. To niezbędna ewidencja, skupiona jednak wyłącznie na ilości. PZ nie zawiera informacji o koszcie palety, na której towar dotarł, WZ nie pokazuje, ile kosztował transport do klienta, a PW i RW korygują jedynie stan, nie licząc, jak korekta wpływa na marżę już wystawionej faktury sprzedaży. Bez dodatkowej warstwy kosztowej te dokumenty pozostają rejestrem ruchu towaru, a nie rejestrem rentowności.

Dlaczego oddzielenie fakturowania od kalkulacji kosztów bywa uzasadnione

Firma, która korzysta już ze sprawdzonego programu do faktur i osobnej księgowości, rzadko chce migrować cały obieg dokumentów sprzedażowych do nowego systemu. Wdrożenie kolejnego narzędzia księgowego oznacza ryzyko, szkolenia i koszty, których często da się uniknąć. W praktyce wystarcza dołożenie do istniejących procesów warstwy kosztowo-analitycznej - modułu WMS, który rejestruje koszty zakupu, magazynowania i transportu, licząc marżę równolegle do fakturowania, bez przejmowania roli programu księgowego. Integracje z popularnymi programami księgowymi opisuje strona o integracji Sage Symfonia.

Model kosztowy pozwalający liczyć zysk na pojedynczej dostawie

Realną marżę na dostawie da się policzyć tylko wtedy, gdy system agreguje wszystkie składowe kosztu - od zakupu towaru u producenta, przez transport i magazynowanie, aż po dystrybucję do klienta końcowego. Poniżej pięć elementów modelu kosztowego, które WMS łączy w jedną kalkulację.

Koszty zakupu, palety i transportu do magazynu lub bezpośrednio do klienta

System rejestruje zakup towaru wraz z kosztem palety, na której dostawa dotarła, oraz kosztem frachtu - niezależnie od tego, czy chodzi o dostawę całopojazdową, czy o doładunek w ramach transportu łączonego z innym ładunkiem. Ten sam mechanizm działa bez względu na to, czy towar trafia najpierw do magazynu, czy jedzie bezpośrednio do odbiorcy - koszt zakupu i pierwszego transportu jest przypisywany do konkretnej dostawy od samego początku. Ewidencję jednostek logistycznych porządkuje strona o gospodarce paletami.

Koszty operacji magazynowych - przyjęcie, wydanie, przeładunek i przepakowanie

Do kosztu dostawy dolicza się także pracę wykonaną na magazynie: rozładunek przy przyjęciu, załadunek przy wydaniu oraz przeładunek towaru z dużej palety transportowej na mniejszą paletę EUR. Każda z tych operacji ma swoją stawkę, a system nalicza ją automatycznie w chwili zarejestrowania dokumentu, bez ręcznego przepisywania do arkusza kalkulacyjnego. Sam proces rejestracji dostaw opisuje strona o przyjęciach towaru do magazynu, a domknięcie procesu ekspedycji - strona o wydaniu magazynowym.

Koszt składowania liczony za każdy dzień przechowywania towaru

Im dłużej towar czeka na magazynie, tym wyższy koszt składowania obciąża daną dostawę. System nalicza opłatę za każdy dzień przechowywania w przeliczeniu na paletę lub pojedynczą sztukę, co ma priorytetowe znaczenie przy dłuższym czasie magazynowania - na przykład gdy sianokiszonki czekają na sezonowy wzrost popytu. Bez takiego licznika koszt magazynowania rozmywa się w kosztach ogólnych firmy, zamiast obciążać konkretną partię towaru.

Koszty dystrybucji z magazynu do klienta końcowego

Ostatni odcinek trasy - transport wydania z magazynu do odbiorcy - jest doliczany jako odrębna pozycja kosztowa, niezależna od kosztu transportu zakupowego. Dzięki temu marża na dostawie uwzględnia pełną trasę towaru, od producenta w Europie po bramę magazynu klienta.

Koszty pośrednie - marketing, obsługa sprzedaży i pozostałe nakłady przedsięwzięcia

Poza kosztami bezpośrednio związanymi z fizycznym przepływem towaru system pozwala przypisać także koszty pozamagazynowe - marketing sklepu internetowego, obsługę zamówień czy prowizje - do produktu lub do okresu rozliczeniowego. Taki podział sprawia, że raport rentowności pokazuje pełny obraz kosztów przedsięwzięcia, a nie tylko koszty logistyczne.

Studio WMS.net

Rozliczanie kosztów magazynowych

Stawki za przyjęcie, wydanie i dobę składowania naliczane automatycznie, bez ręcznego przepisywania do arkusza.

Jak zbudować model kosztowy pozwalający liczyć marżę na dostawie

Poniższa instrukcja porządkuje wdrożenie modelu kosztowego opisanego wyżej - od rejestracji zakupu po uruchomienie raportu marży.

1. Rejestracja kosztów zakupu, palety i transportuZapisz koszt zakupu towaru wraz z kosztem palety i frachtu, niezależnie od tego, czy dostawa trafia do magazynu, czy bezpośrednio do klienta.
2. Naliczenie kosztów operacji magazynowychDolicz stawki za przyjęcie, wydanie, przeładunek i przepakowanie towaru na mniejszą paletę EUR.
3. Uruchomienie licznika kosztu składowaniaSkonfiguruj naliczanie opłaty za każdy dzień przechowywania towaru w przeliczeniu na paletę lub sztukę.
4. Dodanie kosztu dystrybucji do klientaZarejestruj koszt transportu wydania z magazynu do odbiorcy jako odrębną pozycję kosztową.
5. Przypisanie kosztów pośrednichPowiąż koszty marketingu, obsługi sprzedaży i pozostałych nakładów z produktem lub okresem rozliczeniowym.
6. Wygenerowanie raportu marży na dostawieZestaw wszystkie składowe kosztu z ceną sprzedaży, aby zobaczyć zysk na pojedynczej sztuce, palecie i dostawie.

Dwa modele sprzedaży i sposób ich rozliczania w systemie

Dostawa całopojazdowa lub doładunek bezpośrednio do klienta

W tym modelu towar nigdy nie trafia do magazynu - jedzie prosto od producenta do klienta, jako pełny pojazd lub jako doładunek w ramach transportu łączonego z innym ładunkiem. System dolicza do sprzedaży koszt zakupu, założoną marżę oraz koszt transportu bezpośredniego, pomijając naliczenia magazynowe, których w tym przypadku po prostu nie ma.

Zakup na magazyn i dystrybucja z sieci magazynów w Polsce

Gdy towar trafia najpierw do magazynu, system dolicza pełny zestaw kosztów magazynowych - w tym składowanie za każdy dzień przechowywania - oraz koszt transportu wydania z magazynu, osobno dla każdego pojedynczego wydania do klienta. Dzięki temu dwie dostawy tego samego towaru, jedna zrealizowana bezpośrednio, druga przez magazyn, mogą mieć różną marżę, a system pokazuje tę różnicę wprost. Planowanie tras wydań opisuje strona o planowaniu wysyłek z magazynu.

Obsługa sieci magazynów i przepakowywania towaru na mniejsze palety

Sieć kilku magazynów rozlokowanych w różnych częściach Polski przyjmuje towar na dużych paletach transportowych, na przykład na palecie Duo o wysokości 2,95 metra. Firmy kurierskie obsługujące wysyłki paletowe do klientów detalicznych mają jednak limit wysokości przesyłki na poziomie 2,1 metra, co wymusza przepakowanie towaru na niższą paletę EUR jeszcze przed wysyłką. Jednostki logistyczne i ich rotację porządkuje strona o gospodarce paletami.

Każde takie przepakowanie to osobna operacja magazynowa, generująca własny koszt robocizny i materiałów. System nalicza go niezależnie na każdym magazynie sieci, dzięki czemu koszt przygotowania tej samej dostawy do wysyłki jest widoczny osobno dla każdej lokalizacji, a nie uśredniony dla całej sieci. Centralizację danych z wielu lokalizacji opisuje strona o zarządzaniu wieloma magazynami.

Studio WMS.net

Ewidencja palet w sieci magazynów

Numer SSCC, lokalizacja i status każdej palety pozwalają rozliczyć koszt przepakowania osobno na każdym magazynie.

Wielowalutowość zakupów i automatyczne kursy NBP

Zakup towaru rozliczany jest w euro, a sprzedaż - w złotówkach, co bez automatyzacji oznacza ręczne przeliczanie kosztu zakupu przy każdej fakturze. System pobiera automatycznie kurs Narodowego Banku Polskiego i przelicza koszt zakupu na walutę rozliczeniową w chwili rejestracji dokumentu, dzięki czemu marża jest liczona konsekwentnie, niezależnie od tego, czy kurs euro akurat rośnie, czy spada. Bez takiego mechanizmu wahania kursowe potrafią zniekształcić wynik na dostawie bardziej niż same koszty logistyczne.

Raporty marży i zysku na produkcie oraz na pojedynczym wydaniu

Wszystkie składowe modelu kosztowego - zakup, transport, magazynowanie, przepakowanie i koszty pośrednie - trafiają do raportu rentowności, który można podzielić według produktu, magazynu i kanału sprzedaży: sklepu internetowego, sprzedaży sztukowej oraz sprzedaży paletowej. Raport pozwala zejść z poziomu ogólnego podsumowania okresu rozliczeniowego aż do pojedynczego wydania towaru do klienta, co ułatwia odpowiedź na pytanie, które kombinacje produktu, kanału i magazynu faktycznie zarabiają, a które tylko generują obrót. Zestawienia stanów prezentuje strona o raporcie stanów magazynowych, a mierniki efektywności - strona o KPI w magazynie.