Gospodarka magazynowa

Podstawowe procesy wchodzące w skład gospodarki magazynowej

Gospodarka magazynowa opiera się na czterech powiązanych obszarach - przyjęciu, składowaniu, kompletacji oraz wydaniu. Każdy z nich generuje określone dokumenty magazynowe, które w systemie WMS.net są powiązane z kartoteką asortymentu, lokalizacją i partią. Dzięki temu obrót towarowy jest w pełni rejestrowany, a stan magazynowy odzwierciedla rzeczywistość w czasie rzeczywistym.

Poniższa tabela mapuje obszary gospodarki magazynowej na odpowiadające im typy dokumentów obrotu zewnętrznego i wewnętrznego.

Dokumenty PZ i WZ obsługują obrót zewnętrzny, PW i RW - obrót wewnętrzny (przyjęcie i rozchód wewnętrzny), a MM - przesunięcia międzymagazynowe. Spójny obieg tych dokumentów sprawia, że każda zmiana ilości jest udokumentowana, powiązana z wykonawcą i czasem oraz widoczna w saldzie zapasu.

Studio WMS.net

Obraz gospodarki magazynowej

Pulpit zbiera dane o dokumentach i zleceniach, dając obraz przepływu towaru przez wszystkie obszary gospodarki magazynowej.

Optymalizacja kosztów utrzymania zapasów za pomocą oprogramowania

Koszty utrzymania zapasów obejmują zamrożony kapitał, powierzchnię składowania oraz ryzyko przeterminowania. System WMS.net ogranicza je przez kontrolę poziomów minimalnych, analizę rotacji asortymentu oraz obsługę reguły FEFO, która kieruje do wydania najpierw towar o najkrótszym terminie ważności. Dzięki temu firma utrzymuje płynność wydań bez nadmiernego zapasu.

Dokładne stany i pełna identyfikowalność ograniczają również straty wynikające z pomyłek i braków. Klasyfikacja asortymentu metodami ABC oraz XYZ pozwala rozmieścić towary tak, aby skrócić ścieżki kompletacji i obniżyć pracochłonność obsługi. Optymalizacja opiera się więc na danych z systemu, a nie na szacunkach.

Integracja obszaru magazynu z procesami zakupów i sprzedaży

Magazyn nie działa w oderwaniu od reszty przedsiębiorstwa. System WMS.net wymienia dane z oprogramowaniem ERP oraz platformami sprzedażowymi przez Web API i usługi REST. Z obszaru zakupów trafiają do magazynu zamówienia i awizacje dostaw, a z obszaru sprzedaży - zamówienia klientów oraz dane do wysyłki. W kierunku odwrotnym wracają potwierdzenia operacji i aktualne stany.

Taka integracja eliminuje podwójne wprowadzanie danych i utrzymuje spójność informacji w całej firmie. Dział zakupów planuje uzupełnienia na podstawie rzeczywistych stanów, sprzedaż prezentuje klientom realną dostępność, a księgowość otrzymuje dokumenty obrotu bez ręcznego przepisywania. Magazyn staje się elementem jednego, zintegrowanego obiegu informacji.

Wskaźniki oceny gospodarki magazynowej

Gospodarkę magazynową ocenia się liczbami, a nie wrażeniami. Wskaźniki wyliczane z danych rejestrowanych w systemie pokazują, czy zapas pracuje, czy zalega, oraz ile kosztuje jego utrzymanie. Poniższe zestawienie zawiera miary stosowane najczęściej wraz z orientacyjnymi wartościami odniesienia dla magazynu dystrybucyjnego.

Wartości odniesienia różnią się między branżami - magazyn części zamiennych z założenia utrzymuje niższą rotację niż magazyn towarów szybkozbywalnych. Znaczenie ma przede wszystkim trend obserwowany w kolejnych okresach oraz porównanie z wynikami sprzed zmian organizacyjnych. Zestaw miar stosowanych w praktyce opisujemy szerzej na stronie KPI w magazynie. Poziomy referencyjne dla centrów dystrybucyjnych publikuje badanie DC Measures prowadzone przez WERC, które ułatwia porównanie własnych wyników z rynkiem.

Metody rozchodu zapasu - FIFO, FEFO i LIFO

Reguła rozchodu określa, którą partię towaru system wskaże do wydania, gdy ten sam indeks leży w kilku lokalizacjach. Decyzja ma skutki zarówno operacyjne, jak i księgowe, dlatego ustala się ją na etapie konfiguracji systemu i przypisuje do grupy asortymentowej.

System WMS.net pilnuje reguły automatycznie - wskazuje operatorowi lokalizację właściwej partii i blokuje pobranie z innej, jeśli konfiguracja tego wymaga. Bez takiej kontroli reguła pozostaje zapisem w procedurze, ponieważ magazynier w praktyce sięga po paletę stojącą najbliżej. Szczegóły obu podejść opisujemy na stronach FEFO oraz systemy składowania FIFO i LIFO.

Klasyfikacja asortymentu metodami ABC i XYZ

Nie każdy indeks zasługuje na tę samą uwagę. Analiza ABC dzieli asortyment według udziału w obrocie, a analiza XYZ - według regularności zapotrzebowania. Zestawienie obu wymiarów daje dziewięć grup, którym przypisuje się odmienne zasady rozmieszczenia, uzupełniania i kontroli.

Klasyfikacja nie jest jednorazowa - udziały zmieniają się wraz z sezonem i strukturą sprzedaży, dlatego analizę powtarza się zwykle raz na kwartał. System wylicza ją na podstawie historii wydań, a wynik przekłada się na reguły rozmieszczania obowiązujące przy kolejnych przyjęciach. Metodykę opisujemy szczegółowo na stronie rotacja towarów.

Normy zapasu i punkt zamawiania

Norma zapasu określa ilość towaru, którą magazyn utrzymuje, aby obsłużyć zapotrzebowanie bez przerw w dostępności. Składają się na nią zapas cykliczny, wynikający z wielkości partii zakupowej, oraz zapas bezpieczeństwa pokrywający wahania popytu i opóźnienia dostaw. Zbyt niska norma prowadzi do braków i wstrzymania wydań, zbyt wysoka - do zamrożenia kapitału oraz zajęcia powierzchni.

Punkt zamawiania to poziom stanu, po przekroczeniu którego system generuje sygnał o potrzebie uzupełnienia. Wylicza się go jako iloczyn średniego dziennego zużycia i czasu realizacji dostawy, powiększony o zapas bezpieczeństwa. Przy zużyciu 40 sztuk dziennie, czasie dostawy 7 dni i zapasie bezpieczeństwa 100 sztuk punkt zamawiania wynosi 380 sztuk.

Studio WMS.net kontroluje poziomy minimalne dla każdego indeksu osobno i sygnalizuje przekroczenie progu na pulpicie oraz w powiadomieniu do działu zakupów. Progi można różnicować według lokalizacji, co ma znaczenie przy pracy w kilku magazynach. Bieżący obraz dostępności opisujemy na stronie stany magazynowe, a metodykę wyceny kosztu składowania - na stronie obliczanie kosztów magazynowania.

Inwentaryzacja jako element gospodarki magazynowej

Inwentaryzacja weryfikuje zgodność stanu ewidencyjnego z rzeczywistym i zamyka obieg informacji w gospodarce magazynowej. Poza spisem rocznym wynikającym z przepisów o rachunkowości stosuje się inwentaryzację ciągłą, w której codziennie liczy się wybrane lokalizacje bez wstrzymywania pracy magazynu.

1. Wyznaczenie zakresu - wybór lokalizacji, grupy asortymentowej lub całego magazynu i utworzenie arkusza spisowego w systemie.
2. Blokada obrotu - zamrożenie operacji na objętych lokalizacjach, aby uniknąć ruchów w trakcie liczenia.
3. Liczenie na terminalu - skan kodu lokalizacji, skan towaru i wpisanie ilości bez podglądu stanu ewidencyjnego.
4. Liczenie kontrolne - powtórzenie pomiaru przez drugą osobę dla pozycji, w których wystąpiła różnica.
5. Wyjaśnienie różnic - analiza historii ruchów danej pozycji i ustalenie przyczyny nadwyżki lub niedoboru.
6. Rozliczenie spisu - zatwierdzenie protokołu i wygenerowanie dokumentów korygujących stan magazynowy.

Inwentaryzacja ciągła wykrywa różnice w kilka dni od ich powstania, dzięki czemu przyczynę da się jeszcze ustalić na podstawie historii operacji. Przy spisie wyłącznie rocznym rozbieżności narastają przez cały okres i zwykle kończą się korektą bez wyjaśnienia źródła. Procedurę opisujemy szerzej na stronie inwentaryzacja w magazynie.

Obieg dokumentów i odpowiedzialność materialna

Gospodarka magazynowa wiąże się z odpowiedzialnością materialną osób obsługujących zapas, dlatego obieg dokumentów musi jednoznacznie wskazywać wykonawcę każdej operacji. W systemie WMS.net dokument powstaje w chwili potwierdzenia czynności na terminalu, a wraz z nim zapisywany jest identyfikator użytkownika, znacznik czasu oraz lokalizacja, której dotyczył ruch.

Rozdzielenie ról ogranicza ryzyko nadużyć. Magazynier rejestruje operacje wyłącznie w swojej strefie, kierownik zatwierdza korekty i protokoły inwentaryzacyjne, a audytor otrzymuje dostęp wyłącznie do odczytu danych historycznych. Żaden użytkownik nie może usunąć zapisu z historii - korekta odbywa się dokumentem przeciwstawnym, co pozostawia pełny ślad zmian.

Kompletna historia ruchów pozwala odtworzyć drogę każdej partii od przyjęcia do wydania, co ma znaczenie przy reklamacjach oraz wycofaniach towaru z rynku. Powiązanie dokumentów z numerem partii i numerem SSCC nośnika skraca ustalenie zakresu wycofania z godzin do minut. Zasady prowadzenia poszczególnych typów dokumentów zestawiamy na stronie dokumenty magazynowe, a szerszy kontekst organizacyjny na stronie zarządzanie magazynem. Sposób nadawania numeru jednostki logistycznej opisuje standard SSCC organizacji GS1.