System WMS dla operatora logistycznego z magazynami pod dozorem celnym

Operator, który prowadzi kilka lokalizacji i przechowuje towary wielu klientów, potrzebuje jednej ewidencji. W tej ewidencji każda partia ma właściciela i lokalizację, a towar pod dozorem także status celny. Studio WMS.net prowadzi ją w przeglądarce oraz na terminalach Android, a moduł dozoru celnego uzupełnia ją o dokumenty celne i blokadę wydania.

Poniżej opisujemy, jak system obsługuje taki scenariusz i jak przebiega wdrożenie w firmie z czterema magazynami. Opis jest anonimowy i nie podaje nazw klientów ani agencji. Ogólną ofertę dla firm logistycznych przedstawia strona o WMS dla operatorów logistycznych.

Wymagania prawne dla składu celnego omawia strona o składzie celnym i akcyzowym, a my opisujemy tylko to, co system robi z dokumentami i partiami.

Wymagania operatora i odpowiedzi systemu

Tabela zestawia cztery wymagania operatora z tym, jak realizuje je Studio WMS.net. Każde z nich ma w dalszej części tekstu osobną sekcję.

Wielu klientów w jednym magazynie

Magazyn należy do operatora, ale towar należy do klienta, dlatego każdy dokument przyjęcia i wydania wskazuje, czyje stany zmienia. Jedna instalacja obsługuje wszystkie lokalizacje, a raporty można filtrować po magazynie albo zestawiać łącznie. Rozdział uprawnień między pracowników operatora opisuje strona o rolach i użytkownikach systemu WMS.

Przyjęcie odbywa się na terminalu Android. Operator skanuje indeks lub kod GTIN. Następnie podaje liczbę sztuk w kartonie oraz numer partii, a dokument trafia do bufora do czasu zatwierdzenia. Wydanie opiera się na skanowaniu unikalnych kodów kartonów, więc wydanie częściowe do poziomu pojedynczego kartonu ma pełne pokrycie w ewidencji.

Dozór celny w ewidencji magazynowej

Moduł dozoru celnego jest rozszerzeniem Studio WMS.net, które wdrażamy po analizie procesów klienta.

Moduł nie zastępuje systemu celnego ani agencji składającej zgłoszenia. Prowadzi ewidencję magazynową powiązaną z dokumentami celnymi i pilnuje, żeby towar nie opuścił magazynu bez zwolnienia.

Inny wariant, w którym dozór obsługują same typy dokumentów PM i KM oraz rola agenta celnego, opisuje studium przypadku magazynu z towarem pod dozorem celnym. Opisany tutaj moduł dodaje do ewidencji dokumenty celne przypisane do partii i kontrolę w procedurze zatwierdzającej wydanie.

Dokument celny przypisany do partii

Przy przyjęciu operator wskazuje dokument celny, na przykład T1 albo DSK, z numerem MRN lub numerem własnym. Partia dziedziczy z niego kod procedury (na przykład 71 dla składowania w składzie celnym) oraz datę początku dozoru. Numer kontenera w układzie ISO 6346 operator podaje na dokumencie przyjęcia. System porównuje ilość przyjętą z ilością zgłoszoną i sygnalizuje różnicę, która przekracza ustawioną tolerancję.

Na zrzucie z przyjęcia do składu celnego nagłówek dokumentu PZC łączy magazyn i klienta z dokumentem celnym, a obok stoją kontener i termin dozoru z limitem 90 dni. Pod pozycjami system wypisuje cztery kontrole przed zatwierdzeniem. Pierwsze dwie sprawdzają dokument celny i kod procedury, trzecia kontener w otwartych przyjęciach, a czwarta różnicę ilości względem tolerancji. W przykładzie pozycja z różnicą 2 kartonów (3,3%) przekracza tolerancję 2%, więc zatwierdzenie wymaga potwierdzenia koordynatora z odpowiednim uprawnieniem.

Rejestr dokumentów celnych zbiera dokumenty z filtrami po typie dokumentu i statusie celnym oraz po kliencie i numerze lub MRN. Każdy wiersz łączy dokument z klientem i agencją, a dalej pokazuje daty przyjęcia i zwolnienia oraz status celny z saldem w kartonach. Po wybraniu dokumentu widać jego pozycje z ilością zgłoszoną, przyjętą i wydaną, a rejestr można wyeksportować do Excela.

Status celny i blokada wydania

Status celny partii zmienia się od przyjęcia pod dozór aż po dopuszczenie do obrotu, a każda zmiana zapisuje, kto i kiedy ją wykonał. Blokada działa w bazie danych. Procedura T-SQL zatwierdzająca dokument WZC sprawdza status każdej partii w transakcji i odrzuca wydanie, gdy brakuje zwolnienia albo minął termin dozoru.

Wszystkie ścieżki zatwierdzania wydania, także terminal i panel klienta, korzystają z tej samej procedury, więc żadna z nich nie omija kontroli. Odmowa pokazuje operatorowi listę partii wraz z powodem.

Okno ze zrzutu wymienia trzy partie i dla każdej podaje inny powód odmowy. Tabela zestawia je z komunikatami z przykładu.

Terminy dozoru

Limit dni składowania ustawia się w kartotece magazynu, domyślnie na 90 dni dla magazynu czasowego składowania. Raport terminów CEL-03 wskazuje partie, którym do końca dozoru zostało mniej dni niż wybrany próg, i osobno wylicza partie po terminie. Dla każdej grupy sumuje kartony, a wynik eksportuje się do Excela lub PDF.

Kokpit pokazuje cztery liczniki: partie zablokowane, partie bez zwolnienia, partie z terminem dozoru do 14 dni oraz komunikaty z błędem importu. Pod nimi stoją najbliższe terminy dozoru i ostatnie komunikaty od agencji, a każdy licznik prowadzi do właściwego rejestru albo raportu.

Integracja z agencją celną

Agencja przekazuje wynik zgłoszenia do WMS na dwa sposoby: przez punkt końcowy REST API z kluczem przypisanym do agencji albo plikiem XML lub CSV zapisanym na serwerze FTPS. Obie drogi zapisują dane do tej samej kolejki, więc logika przetwarzania jest jedna. Ogólne zasady wymiany plików i API opisują strony o integracji EDI przez SFTP oraz o integracji ERP przez WebAPI.

• Transakcja: komunikat jest przetwarzany w jednej transakcji, a błąd cofa zmiany statusów partii.
• Powtórka: komunikat wysłany ponownie nie zmienia stanu, ponieważ system rozpoznaje go po skrócie SHA-256 treści.
• Brak dopasowania: pozycja bez dopasowania w kartotece zostawia partię zablokowaną i oznacza komunikat jako częściowy.
• Ponowienie: komunikat z błędem można ponowić z ekranu kolejki po poprawieniu kartoteki, bez ponownego wysyłania przez agencję.

Ekran kolejki importu pokazuje każdy odebrany komunikat jako wiersz z kanałem (API albo FTPS) i agencją oraz z numerem MRN i statusem. Są cztery statusy: przetworzony, częściowy, oczekuje i błąd. Ekran ma trzy filtry: status, kanał i agencję, a przycisk ponowienia działa na wybranym komunikacie.

W szczegółach komunikatu z błędem system podaje pozycję i powód, w przykładzie indeks, którego nie ma w kartotece klienta, oraz informuje, że transakcja została cofnięta, a statusy partii się nie zmieniły. Ponowienie korzysta z zapisanej treści, więc agencja nie musi wysyłać zwolnienia drugi raz.

Bezpośrednia integracja z systemem celnym wymaga specyfikacji interfejsu i jest wyceniana osobno po analizie.

Naliczanie opłat za usługi magazynowe i celne

Moduł rozliczania usług logistycznych nalicza opłaty według indywidualnych cenników klientów. Stawka może zależeć od progu liczby opakowań w kontenerze oraz od liczby odbiorców przy segregacji. Obsługiwane są też stawki za dokument T1 lub DSK oraz za wywołany indeks w kompletacji.

Składowanie liczymy z dziennego zrzutu stanów. Po zamknięciu dnia zadanie SQL Server Agent zapisuje objętość każdej partii w podziale na klienta i kontener. Okres wolny biegnie od zdarzenia wskazanego w cenniku, a wydanie częściowe zmniejsza objętość od następnego dnia. Każdą pozycję faktury można więc odtworzyć do partii i daty. Stawki w walutach obcych system przelicza kursem pobieranym z API NBP.

Miesięczne zestawienie do fakturowania trafia do systemu spedycyjnego lub księgowego plikiem albo przez API, bez przepisywania danych.

Panel klienta i raporty

Moduł Proxy udostępnia klientowi witrynę www ze stanami oraz dokumentami przyjęć i wydań. Klient składa w niej także zlecenia wysyłki, które zastępują dyspozycje wydania przekazywane e-mailem. Widzi wyłącznie swoje towary oraz raporty ewidencji i rozliczenia dokumentu celnego. Ogólną ideę dostępu klientów do danych opisuje artykuł o dostępie klientów do danych w czasie rzeczywistym.

Raporty powstają w Microsoft Report Builder i eksportują się do Excela lub PDF. Zestawienie według dokumentu celnego pokazuje saldo, czyli różnicę między ilością zgłoszoną a wydaną.

Wdrożenie dla operatora z czterema magazynami

Wdrożenie dzielimy na etapy. Pilotaż w pierwszym magazynie trwa około 12 tygodni i obejmuje analizę oraz konfigurację, a potem migrację stanów otwarcia i szkolenia. Trzy kolejne lokalizacje uruchamiamy po 4-6 tygodni każdą, więc całość mieści się orientacyjnie w 6-7 miesiącach. Termin wydłuża się, gdy zakres integracji z systemem celnym jest szeroki. Zakres analizy opisuje strona o analizie przedwdrożeniowej WMS, a ogólne etapy projektu strona o wdrożeniu systemu WMS.

System działa w chmurze prywatnej SoftwareStudio Group albo na serwerze klienta. Liczba magazynów nie zmienia opłaty licencyjnej, a wynik pilotażu wyznacza harmonogram kolejnych lokalizacji. Różnice między chmurą a własnym serwerem omawia strona o programie magazynowym w chmurze.