Program do obsługi magazynu - czego wymagać od narzędzia przed zakupem

Program do obsługi magazynu prowadzi ewidencję towaru tam, gdzie ten towar leży, i pilnuje, aby każda operacja miała autora, godzinę i dokument. Osoba szukająca go po raz pierwszy zwykle nie wie, o co pytać dostawcę i czym różnią się oferty poza ceną. Porządkujemy więc wybór od strony narzędzia: co program musi umieć w minimum, jaki ekran dostaje magazynier, kierownik i księgowość, kiedy wystarczy przeglądarka, a gdzie przebiega granica między programem magazynowym a modułem księgowym.

Co program do obsługi magazynu musi umieć w minimum

Minimum nie oznacza wersji ubogiej. Oznacza zestaw funkcji, bez których program nie prowadzi ewidencji, tylko odtwarza ją po fakcie z notatek. Takich funkcji jest pięć i warto sprawdzić je w pierwszej rozmowie z dostawcą.

Są to kartoteka towarowa z jednostkami miary i przelicznikami, zapas w podziale na miejsca składowania zamiast sumy dla całej hali, numerowane dokumenty przyjęcia i wydania, dziennik operacji z autorem i godziną oraz konta użytkowników z osobnym zakresem uprawnień. Wszystko powyżej tej listy jest rozszerzeniem dobieranym do profilu działalności.

Moduły dokładane ponad ten poziom zestawia zakres funkcjonalny systemu magazynowego, a ogólną charakterystykę narzędzia daje strona o programie magazynowym dla firm. Warto odwrócić kolejność pytań i najpierw ustalić, co ma się zmienić w codziennej pracy.

Kto pracuje w programie i jaki widok potrzebuje

Program kupuje zwykle jedna osoba, a pracują w nim trzy grupy, każda przy innym urządzeniu i z innym polem widzenia. To rozróżnienie decyduje o tym, czy wdrożenie zostanie przyjęte, czy odrzucone.

Trzy stanowiska i trzy różne ekrany

Magazynier pracuje na urządzeniu ręcznym z ekranem kilkucalowym, w rękawicach, często jedną ręką. Jego widok mieści jedną czynność naraz: pole skanu, nazwę pozycji i ilość do potwierdzenia. Kierownik przy monitorze potrzebuje odwrotności, czyli zestawień zbiorczych i listy spraw zaległych. Księgowość patrzy na dokument: numer, kontrahenta, datę i zgodność pozycji z fakturą.

Studio WMS.net

Kierownik nie przegląda dokumentów

Liczy się jedna informacja: czy coś zostało na później. Szczegół otwiera dopiero kliknięcie w wycinek wykresu.

Pulpit ma sens tylko wtedy, gdy pokazuje wielkości, które ktoś rozlicza. Poziomy referencyjne dla miar używanych w centrach dystrybucyjnych publikuje badanie DC Measures prowadzone przez WERC.

Widok terminalowy zależy od klasy urządzenia, które trafi na halę, a dobór sprzętu omawia strona o kolektorach danych WMS. Procesy obsługiwane z tego widoku, od przyjęcia po wydanie, opisuje strona o obsłudze magazynu.

Studio WMS.net

Księgowość szuka dokumentu, nie towaru

Jedno pole wyszukiwania obejmujące wszystkie typy zapisów oszczędza więcej czasu niż niejeden moduł raportowy.

Praca w przeglądarce kontra aplikacja instalowana

Ta różnica dotyczy nie wyglądu programu, lecz tego, kto i kiedy musi dotknąć każdego stanowiska. Dla firmy bez działu informatycznego to jedno z ważniejszych rozstrzygnięć.

Konsekwencje dla wdrożenia są wymierne. Wersja przeglądarkowa skraca przygotowanie stanowisk do jednego dnia, ale przenosi ciężar na jakość sieci w hali, którą trzeba sprawdzić pomiarem, a nie deklaracją. Wersja instalowana wymaga wizyt na stanowiskach przy każdej aktualizacji. Pracę przez przeglądarkę przybliża strona o aplikacji magazynowej web, a utrzymanie serwera poza siedzibą firmy opisuje strona o magazynie w chmurze.

Uprawnienia i role, czyli po co zawężać widok

Zawężanie widoku bywa odbierane jako brak zaufania, a chodzi o coś innego. Ekran z nadmiarem danych wydłuża odczyt, a każda zbędna funkcja pod palcem poszerza zakres szkody przy zwykłej pomyłce.

W praktyce oddziela się trzy rzeczy. Pierwsza to dane handlowe: cena zakupu, marża i warunki umowy, niepotrzebne do wykonania pobrania. Druga to dane kontrahentów poza nazwą i adresem dostawy. Trzecia, najczęściej pomijana, to funkcje korygujące, czyli zmiana ilości na zatwierdzonym dokumencie, usunięcie zapisu albo ręczna poprawa stanu.

Odrębną sprawą jest logowanie. Konto współdzielone przez całą zmianę odbiera sens dziennikowi operacji, bo zapis wskazuje stanowisko, a nie osobę. Konta imienne kosztują więcej, lecz dają punkt zaczepienia przy wyjaśnianiu rozbieżności.

Studio WMS.net

Konto decyduje o zawartości ekranu

Dwie osoby z tej samej firmy widzą po zalogowaniu inne menu i inne pola.

Rozkład obowiązków między stanowiskami porządkuje strona o rolach i użytkownikach w systemie WMS, a metody uwierzytelniania opisuje strona o logowaniu i autoryzacji.

Program magazynowy a moduł magazynowy w systemie księgowym

Firmy z programem finansowo-księgowym pytają, po co im drugie narzędzie do tego samego. Odpowiedź nie leży w liczbie funkcji, tylko w tym, na jakie pytanie każde z rozwiązań odpowiada.

Moduł w programie księgowym prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową i mówi, ile towaru mamy i ile jest wart. Zapis powstaje przy wystawianiu dokumentu, czyli w biurze i później niż samo zdarzenie. Program do obsługi magazynu mówi, gdzie towar leży, na jakim nośniku i kto go ruszył, a zapis powstaje w chwili czynności.

Oba rozwiązania nie wykluczają się i zwykle pracują równolegle. Program magazynowy przejmuje halę i wystawia dokumenty, a program księgowy bierze je do rozliczenia, więc nikt nie wprowadza danych dwa razy. Przykład takiego podziału pokazuje strona o module WMS dla programu WF-mag, a szerszy obraz narzędzia daje strona o programie do zarządzania magazynem. Definicje pojęć używanych przez dostawców w ofertach zbiera słownik terminów CSCMP.

Czego nie da się osiągnąć arkuszem kalkulacyjnym

Arkusz kalkulacyjny bywa punktem wyjścia i przez pewien czas wystarcza. Granica przebiega tam, gdzie ewidencję prowadzi więcej niż jedna osoba, a zdarzenia następują szybciej, niż ktoś zdąży je wpisać.

Cztery rzeczy pozostają poza zasięgiem arkusza niezależnie od tego, jak dobrze zostanie zbudowany. Nie zapewni pracy dwóch osób na tym samym wierszu bez ryzyka nadpisania. Nie sprawdzi poprawności wpisu, bo nic nie zabroni wydać więcej, niż wynosi stan. Nie zapisze, kto zmienił komórkę. Nie przyjmie też danych wprost z urządzenia ręcznego.

Dochodzi do tego brak uprawnień na poziomie kolumny. Plik z cenami zakupu trafia albo do wszystkich, albo do nikogo, a każda kopia rozjeżdża się z oryginałem. Przejście z arkusza na program omawia strona o kartotece magazynowej w Excelu.

Jak wybrać program krok po kroku

Wybór programu zaczyna się nie od porównania cen, lecz od spisania własnej pracy. Poniższe sześć kroków przechodzimy z firmami przed decyzją o wdrożeniu.

1. Spisanie czynności, które program ma obsłużyćWypisujemy czynności wykonywane w ciągu tygodnia i zaznaczamy te, przy których dziś powstaje kartka papieru albo wiadomość do biura.
2. Policzenie stanowisk biurowych i terminaliLiczymy osobno konta biurowe i urządzenia ręczne na hali, bo od tego zależy cena licencji oraz zakres testów odbiorczych.
3. Podział danych na jawne i zastrzeżoneWskazujemy, które pola widzi obsługa hali, a które zostają w biurze, i na tej podstawie budujemy zakresy uprawnień.
4. Wybór sposobu pracy - przeglądarka albo instalacjaSprawdzamy zasięg sieci w hali, potrzebę dostępu spoza firmy oraz to, czy praca ma trwać przy zerwanym łączu.
5. Test na własnych danych w wersji demonstracyjnejWprowadzamy własną kartotekę i przechodzimy obieg od przyjęcia do wydania, zamiast oglądać gotową prezentację dostawcy.
6. Uzgodnienie wymiany danych z programem księgowymUstalamy, które dokumenty przechodzą do księgowości, w jakiej postaci i jak często, zanim podpiszemy umowę.

Najwięcej rozstrzyga krok piąty. Prezentacja dostawcy zawsze wygląda dobrze, bo pokazuje przypadek prosty. Dopiero własna kartoteka z nietypowymi jednostkami i podobnymi nazwami sprawdza, czy program poradzi sobie z konkretnym magazynem.