Klient sam wybiera palety do wydania, a bufor rezerwuje towar od razu

Portal klienta w opisywanym wdrożeniu ma kilka wariantów, a każdy odpowiada innemu modelowi współpracy z właścicielem towaru. Wszystkie porządkuje artykuł o czterech modelach portalu klienta. Ten tekst opisuje jeden wariant: klient, czyli właściciel towaru, wybiera w nim konkretne palety ze swojego stanu i składa z nich koszyk, a magazyn realizuje go na terminalu.

Opis dotyczy formularza portalu i terminala w opisywanej wersji. Część faktów pochodzi z instrukcji klienta i jest tak oznaczona, a przykłady są wymyślone. Zlecenie klienta z odbiorem osobistym, które składa się w inny sposób, opisuje strona zlecenie klienta jako koszyk i odbiór osobisty. Ogólny opis panelu, w którym kontrahent składa zlecenia przez Internet, zawiera strona o webordering w Studio WMS.net, a szerszy kontekst takiego magazynu przedstawia tekst WMS dla operatora 3PL.

Klient wybiera paletę z własnego stanu, a nie towar z katalogu

Wariant roli klienta opisany w tym tekście ma w grupie wydań pozycję „Nowe wydanie WZB”, czyli wydanie zewnętrzne bezpośrednie. Według instrukcji klienta dokument zapisuje się jako koszyk zamówienia, czyli do bufora. Ten sam formularz obsługuje biuro magazynu, ale dla roli klienta pole kontrahenta jest ukryte i zablokowane, a kontrahent pochodzi z konta użytkownika. Przycisk bufora zmienia nazwę na „Zapisz” i dostaje ikonę koszyka. Typy dokumentów, w tym wydania zewnętrzne, zestawia strona o dokumentach magazynowych.

W koszyku pozycją jest konkretna paleta, a nie sam towar. Klient wybiera najpierw asortyment z listy własnych towarów, na której stan stoi w nawiasie, a wyszukiwanie zaczyna się od dwóch znaków. Potem wskazuje paletę na liście o sześciu kolumnach: adres, ilość, seria, numer palety, termin ważności i data produkcji.

Lista pomija lokalizacje zablokowane i stany zerowe. Nie pokazuje też lokalizacji strefy kompletacji. Asortyment na liście towarów należy wyłącznie do klienta zalogowanego, więc pozycje cudzych właścicieli towaru nie pojawiają się w koszyku w ogóle. Podział klientów operatora i to, co każdy z nich widzi w portalu, omawia strona o programie magazynowym online dla 3PL.

Formularz nie pozwoli zapisać wydania bez terminu i numeru

Nagłówek „Wydanie z magazynu” ma pięć pól, z których trzy są wymagane. Instrukcja klienta wymienia jako wymagane termin realizacji i numer wydania, a pilnowanie odbiorcy widać w kolejności kontroli opisanej niżej. Numer awizo i uwagi można zostawić puste.

Przed dodaniem pozycji formularz sprawdza po kolei pięć rzeczy, a komunikat pokazuje się przy polu, którego dotyczy. Dopóki w nagłówku brakuje daty, formularz nie zapyta jeszcze o paletę.

Zapis całego dokumentu pyta „Czy na pewno chcesz zapisać dokument wydania ?” i odmawia w dwóch przypadkach: gdy w dokumencie nie ma pozycji („Brak pozycji dokumentu”) albo gdy brakuje terminu („zapisz datę”).

Odbiorcę klient wybiera z listy, a obok niej jest ikona dodania nowego odbiorcy. Ikona otwiera formularz w oknie, bez opuszczania dokumentu, a po zamknięciu okna lista się odświeża. W tym formularzu pole właściciela jest wypełnione kontem klienta i zablokowane, więc klient nie podstawi cudzego kontrahenta.

Ilość uzupełnia się sama, a stan jest czytany ponownie przed zapisem

Po wyborze palety pole ilości wypełnia się pełnym stanem tej palety. Klient może wpisać mniejszą ilość, od 1 do 99999. Gdy ilość różni się od stanu palety, formularz przekazuje do dokumentu znacznik ilości niepełnej. Terminal sygnalizuje taką pozycję oknem i dźwiękiem, a dalszego znaczenia znacznika ten tekst nie opisuje.

Formularz czyta stan z bazy w chwili dodawania pozycji, a nie z pamięci ekranu. Jeśli paleta nie ma już stanu, pokazuje komunikat „Brak stanów dla wybranej pozycji.”. Jeśli ilość przekracza dostępną, zatrzymuje dodanie i podaje liczbę dostępnych sztuk. Błędy mogą też odtwarzać dźwięk.

Lista palet na ekranie może więc być starsza niż stan w bazie, ale o zawartości koszyka rozstrzyga odczyt z chwili dodania pozycji. Przykład (wymyślony): klient wybiera paletę PAL-000123 ze stanem 120 sztuk i zostawia domyślną ilość. Pozycja obejmuje całą paletę. Gdy wpisze 80, formularz zapisze 80 sztuk ze znacznikiem ilości niepełnej, a pozostałe 40 sztuk zostanie dostępne dla kolejnych koszyków.

Zapis w buforze rezerwuje towar bez zatwierdzenia przez klienta

Na stan dostępny składają się przychody zatwierdzone pomniejszone o wszystkie rozchody, także te w buforze. Pozycja koszyka zmniejsza więc stan od razu: druga osoba albo kolejny koszyk tego samego klienta zobaczy już tylko pozostałą ilość, a paletę pobraną w całości w ogóle nie zobaczy.

Pozycja w koszyku jest rozchodem w buforze, więc rezerwuje towar od chwili zapisu, a nie od zatwierdzenia dokumentu.

Pozycja zapisuje się jako rozchód w buforze z ilością ujemną, z rodzajem rejestru „kompletacja” i typem wydania zewnętrznego bezpośredniego. Numer palety i partia kopiują się ze stanu razem z datami palety, a kontrahent pochodzi z konta użytkownika, nie z pola formularza.

Spośród przycisków zapisu formularz ma tylko „Zapisz”, czyli bufor, i „Usuń”. Przycisku zatwierdzenia nie ma, więc klient nie zatwierdza wydania. Dla biura koszyk jest więc dokumentem roboczym: rezerwuje towar, ale nie jest jeszcze zatwierdzonym wydaniem.

Po zapisie system dodaje do kolejki wiadomość e-mail na adres zapisany w konfiguracji klienta. Temat zaczyna się od „Dopisanie wydania bufor”. Treść podaje numer referencyjny dokumentu i skrót klienta, a gdy klient wpisał uwagi, zawiera także je. Operator dowiaduje się więc o koszyku bez zaglądania do rejestru.

Terminal sprawdza każdą pozycję koszyka, zanim zapisze ruch

Magazynier otwiera na terminalu transakcję „Wydania bufor” i wpisuje numer wydania podany przez klienta. Po zapisie każdej pozycji kolejne pojawiają się w kolejności adresów magazynowych. Pozycję ze znacznikiem ilości niepełnej wyróżnia okno „Kompletacja!” i sygnał dźwiękowy.

Przy każdej pozycji terminal wymaga czterech potwierdzeń w stałej kolejności. Najpierw magazynier potwierdza adres pobrania i numer palety. Potem wskazuje lokalizację wydania i na końcu potwierdza ilość, która musi być równa ilości pozycji.

Zapis tworzy w jednej transakcji zatwierdzoną parę ruchów: rozchód z miejsca pobrania i przychód na miejscu wydania. Pozycja koszyka dostaje znacznik zrealizowanej. Po ostatniej pozycji terminal pokazuje „Dokument zakończony!”.

Inną ścieżkę kompletacji na terminalu, w której magazynier zaczyna od numeru awizo wpisanego na zleceniach wydania, opisuje artykuł o kompletacji po numerze awizo. Koszyk klienta przechodzi przez własną transakcję, więc te dwie ścieżki się nie mieszają.

Biuro zatwierdza dokument dopiero po zrealizowaniu pozycji

Biuro nie zatwierdzi dokumentu koszyka, dopóki są pozycje niezrealizowane. Zatwierdzanie jest dostępne w rejestrze dokumentów skompletowanych w całości, a próba zatwierdzenia dokumentu z niezrealizowanymi pozycjami kończy się komunikatem i odmową.

W menu klienta tego wariantu jest osobny widok „Asortyment skompletowany”. Pokazuje własne palety klienta leżące w strefie wydań, czyli ze stanem dodatnim. Dalsze losy dokumentu po zatwierdzeniu, w tym wystawianie WZ, są poza zakresem tego tekstu. Kontrolę opakowań i wag przed wystawieniem WZ opisuje artykuł o bramce przed WZ, a zamawianie konkretnej partii w zleceniu wydania artykuł o zleceniu wydania z numerem serii.

Przed uruchomieniem takiego portalu zadajemy cztery pytania. Odpowiedzi decydują o tym, czy opisany wariant pasuje do procesu.

• Wybór palety: czy klient ma wskazywać konkretne palety, czy wystarczy, że poda towar i ilość, a magazyn dobierze resztę.
• Zatwierdzenie: kto zatwierdza dokument koszyka po stronie operatora i na jakim etapie realizacji.
• Ilość niepełna: czy klient może zamawiać mniej niż pełną paletę i jak magazyn ma traktować taką pozycję.
• Powiadomienie: kto po stronie operatora ma dostawać wiadomość o nowym koszyku i na jaki adres.