# Jeden układ trzynastu kolumn dla importu asortymentu i raportu stanu

> Ustalony w projekcie układ 13 kolumn dla importu kartoteki asortymentu i raportu stanu WMS. Kolumny po kolei oraz szablony importu kontrahentów i odbiorców.

Adres strony: https://magazyn.softwarestudio.com.pl/jeden-uklad-kolumn-importu-i-raportu-stanu/

---

W opisywanym projekcie arkusz ustaleń przewiduje jeden układ trzynastu kolumn dla importu kartoteki asortymentu i dla raportu stanu. Szablon kontrahentów ma osiem kolumn, a odbiorców pięć. Importu zleceń z plików xlsx klient wymaga w tym samym układzie danych co xls.
Dane startowe trafiają do WMS z arkuszy, a stan magazynowy czyta się później w raporcie. W opisywanym projekcie ustalono, że oba zestawienia mają jeden układ kolumn: plik wczytywany na starcie wygląda jak raport, który użytkownik będzie czytał potem. Ten tekst opisuje ustalenia z arkusza, a nie działający raport.

Układ dotyczy platformy [Studio WMS.net](/wms/). Ogólny mechanizm wczytywania plików opisuje strona o [imporcie Excel do systemu WMS](/import-excel/), a samą kartotekę strona o [kartotece magazynowej](/kartoteka-magazynowa/).

Poniżej opisujemy układ kolumna po kolumnie, zestawiamy go z szablonami pozostałych arkuszy i zbieramy pytania, które zadajemy klientowi na etapie analizy. Granice opisu podajemy wprost, bo wiele elementów układu to ustalenia, a nie sprawdzone działanie programu.

## Co wchodzi do systemu przed startem

W opisywanym projekcie przygotowano cztery arkusze importowe: asortyment, kontrahenci, odbiorcy i lokalizacje. Zakres importu kartotek ustalała ankieta przedwdrożeniowa opisana w artykule o [pytaniach przed wdrożeniem WMS](https://www.programmagazyn.pl/pytania-przed-wdrozeniem-wms/), a odpowiedzią klienta były załączone pliki. Pola dokumentów uzgodniono osobno, w [specyfikacji formularzy w arkuszu](/specyfikacja-formularzy-wms-w-arkuszu/).

Schemat importu, czyli sposób przypisania kolumn pliku do pól w systemie, może zaproponować dostawca systemu. Klient przygotowuje plik, a schemat wiąże jego kolumny z polami, więc kolejność kolumn w pliku jest w praktyce umową obu stron.

Arkusz asortymentu ma trzynaście kolumn, arkusz kontrahentów osiem, a odbiorców pięć. Dla lokalizacji arkusz jest przygotowany, ale jego kolumn nie ustalono. W ankiecie padło też pytanie o dane dla wyszukiwarki dokumentów. Odpowiedź brzmiała, że mają być zgodne z układem kolumn, a zakres wyszukiwania nie został tam opisany.

## Jeden układ zamiast dwóch

Teza ustaleń jest prosta: plik, który klient wczytuje na starcie, wygląda jak raport, który potem czyta. Zamiast dwóch układów do uzgodnienia jest jeden, a zmiana kolumny dotyczy obu zestawień naraz. Skutki tej decyzji wyglądają tak:

- Przy imporcie: klient przygotowuje plik w ustalonej kolejności trzynastu kolumn.
- Przy czytaniu stanu: te same kolumny w tej samej kolejności pozwalają porównać plik źródłowy z zestawieniem.

Nie znaczy to, że raport istnieje w opisanej postaci. Ustalenie dotyczy układu kolumn, a nie gotowego zestawienia w programie.

## Trzynaście kolumn asortymentu

Arkusz asortymentu zaczyna się od kolumny magazyn lub kraj, a kończy na wadze jednostkowej. Kolejność jest ustalona i zapisana w tabeli.

| Nr | Kolumna |
| --- | --- |
| 1 | magazyn lub kraj |
| 2 | zdjęcie |
| 3 | indeks (numer artykułu) |
| 4 | nazwa artykułu |
| 5 | ilość |
| 6 | jednostka |
| 7 | kanał sprzedaży |
| 8 | marka |
| 9 | kategoria |
| 10 | kontrahent lub dostawca |
| 11 | ilość w opakowaniu zbiorczym |
| 12 | ilość na palecie |
| 13 | waga jednostkowa |

Kolumny można czytać w czterech grupach. Podział jest naszym porządkiem opisu, a nie zapisem z arkusza:

- Identyfikacja: cztery pierwsze kolumny, od magazynu lub kraju do nazwy artykułu.
- Ilość: dwie kolumny, ilość i jednostka.
- Opis i przypisanie: cztery kolumny, od kanału sprzedaży do kontrahenta lub dostawcy.
- Dane logistyczne: trzy ostatnie kolumny, czyli opakowanie zbiorcze, ilość na palecie i waga jednostkowa.

Jednostka, na przykład sztuka albo karton, jest w programie definiowana per asortyment w kartotece, a w układzie występuje jako kolumna asortymentu. Kolumna zdjęcie jest w arkuszu elementem układu, a nie opisem funkcji zdjęć w programie.

Kolumna kontrahent lub dostawca stoi w układzie obok magazynu lub kraju. W arkuszu ustaleń założono, że w każdym magazynie występuje jeden kontrahent. To założenie z arkusza, a nie zapis z kodu, a jego skutki opisuje artykuł o [WMS dla kilku magazynów jednego klienta](https://www.programmagazyn.pl/wms-dla-kilku-magazynow-jednego-klienta/).

## Jeden wiersz w imporcie i w raporcie

Przykład poniżej to pierwszy wiersz makiety raportu, z danymi fikcyjnymi. W pliku importu stałby w tej kolejności, a w zestawieniu stanu jako wiersz raportu.

| Nr | Kolumna | Wartość w przykładzie |
| --- | --- | --- |
| 1 | magazyn lub kraj | Magazyn A |
| 2 | zdjęcie | miejsce na zdjęcie |
| 3 | indeks | WYR-001 |
| 4 | nazwa artykułu | Produkt przykładowy A |
| 5 | ilość | 120 |
| 6 | jednostka | szt. |
| 7 | kanał sprzedaży | Kanał 1 |
| 8 | marka | Marka X |
| 9 | kategoria | Kategoria 1 |
| 10 | kontrahent lub dostawca | Dostawca A |
| 11 | ilość w opakowaniu zbiorczym | 12 |
| 12 | ilość na palecie | 480 |
| 13 | waga jednostkowa | 0,50 |

Kolumny ilość i jednostka idą parą. W trzecim wierszu makiety jednostką jest „op.”, a ilość to 15, więc ta sama liczba w kolumnie ilość znaczy co innego niż w pierwszym wierszu. Dlatego plik importu musi zawierać obie kolumny, a nie samą ilość.

## Ten sam układ w raporcie stanu

Raport stanu ma w arkuszu te same kolumny w tej samej kolejności. Pierwsza kolumna, magazyn lub kraj, ma w tym układzie umożliwić czytanie stanu osobno dla każdego magazynu lub rynku.

> Kolumny importu asortymentu i raportu stanu mają identyczną kolejność.

Opisujemy tu układ z arkusza, a nie działający raport. Wygląd, działanie i dostępność raportu pozostają poza zakresem tego artykułu, a makieta nie jest zrzutem z systemu. Ogólny opis raportowania stanów znajdziesz na stronie o [raporcie stanów magazynowych](/raport-stanow-magazynowych/).

## Kontrahenci i odbiorcy z numerem trasy

Szablon kontrahentów ma osiem kolumn, a szablon odbiorców pięć. Kolumna numer trasy występuje wyłącznie w arkuszu odbiorców. Tabela zbiera wszystkie cztery szablony importu z arkusza ustaleń.

| Szablon | Liczba kolumn | Kolumny |
| --- | --- | --- |
| Asortyment | 13 | układ z tabeli powyżej |
| Kontrahenci | 8 | nazwa, nazwa skrócona, kod pocztowy, miejscowość, ulica, telefon, mail, NIP |
| Odbiorcy | 5 | magazyn, numer trasy, imię, nazwisko, telefon |
| Lokalizacje | nie ustalono | arkusz przygotowany, kolumn nie ustalono |

Szablon kontrahentów opisuje firmę adresowo i kontaktowo, a szablon odbiorców wiąże odbiorcę z magazynem i numerem trasy. Dla lokalizacji arkusz jest gotowy, ale bez ustalonych kolumn, więc ten fragment układu pozostaje otwarty i trafia na listę pytań poniżej.

## Import zleceń z plików xlsx

Klient wymaga, by import zleceń przyjęć i wydań działał także z plików xlsx, w tym samym układzie danych co dla plików xls. To wymaganie z arkusza ustaleń. Układ trzynastu kolumn dotyczy kartoteki asortymentu, a import zleceń dotyczy dokumentów.

Arkusz ustaleń nie opisuje mechanizmu wczytywania, więc nie przesądzamy go w tym tekście. Wymianę zleceń gotowymi plikami CSV z ERP, a nie arkuszem Excel, opisuje artykuł o [wymianie plików CSV przez SFTP](/integracja-wms-erp-sftp-csv/) z innego wdrożenia.

## Co ustalono, a co pozostaje otwarte

Tabela oddziela ustalenia z arkusza od elementów, których ten opis nie rozstrzyga. Czytelnik widzi w niej, które zdania są zapisem, a które wymaganiem lub układem.

| Element | Stan w opisie |
| --- | --- |
| Układ trzynastu kolumn asortymentu | ustalony w arkuszu |
| Raport stanu | ustalony układ kolumn, wygląd i dostępność poza opisem |
| Szablon kontrahentów (8 kolumn) | ustalony w arkuszu |
| Szablon odbiorców (5 kolumn) | ustalony w arkuszu |
| Arkusz lokalizacji | przygotowany, kolumny nie ustalone |
| Import zleceń z plików xlsx | wymaganie klienta |
| Schemat importu | może go zaproponować dostawca systemu |
| Kolumna zdjęcie | element układu, nie opis funkcji |

## Pytania do zadania na etapie analizy

Układ z arkusza dobrze pokazuje, czego jeszcze nie wiemy. Poniższe pytania nie są faktami o kliencie, tylko listą rzeczy, które zadajemy w [analizie przedwdrożeniowej](/analiza-przedwdrozeniowa-wms-co-zawiera/), zanim ktoś przygotuje plik importu:

- Źródło kolumn: z jakiego zestawienia klient przygotowuje trzynaście kolumn i czy każda ma w nim odpowiednik?
- Jednostka: czy jednostka jest zapisana przy każdym indeksie, skoro w programie definiuje się ją per asortyment?
- Lokalizacje: jakie kolumny ma mieć arkusz lokalizacji, skoro w ustaleniach ich nie określono?
- Numer trasy: skąd klient bierze numer trasy dla odbiorców i jak go zapisuje?

Odpowiedzi na te pytania zamykają luki w układzie, zanim dostawca zaproponuje schemat importu.

## Pytania i odpowiedzi o układzie kolumn importu

## Słownik pojęć o imporcie kartoteki

Terminy używane przez dział IT i kierownika projektu, gdy kartotekę asortymentu wczytuje się z arkusza i czyta w raporcie stanu.