# Track and Trace w magazynie - śledzenie partii i numerów seryjnych krok po kroku

> Track and Trace w magazynie pozwala odtworzyć historię partii od przyjęcia do wydania. Poznaj rejestr odczytów, blokadę jakościową i test wycofania serii.

Adres strony: https://magazyn.softwarestudio.com.pl/track-and-trace-w-magazynie/

---

Track and Trace w magazynie pozwala odtworzyć historię partii towaru od przyjęcia do wydania - to dziś wymóg wielu branż, nie tylko farmaceutycznej. Pokazujemy, jak rejestr odczytów i dziennik rejestracji partii budują pełną identyfikowalność oraz blokadę jakościową serii.
Identyfikowalność sprowadza się do jednego pytania: czy magazyn potrafi w kilka minut powiedzieć, skąd przyszła konkretna partia i do kogo trafiły pozostałe sztuki z tej serii. Odpowiedź nie zależy od dobrych chęci, tylko od tego, czy każde zdarzenie zostało zapisane w momencie, w którym się wydarzyło. Podstawą jest automatyczna identyfikacja, którą opisuje strona o [Auto ID w magazynie](/auto-id-w-magazynie/).

## Dlaczego identyfikowalność partii jest istotna

Wymóg śledzenia pochodzenia wyrobów wykroczył poza farmację i przemysł spożywczy. Dotyczy dziś także motoryzacji, elektroniki i chemii, bo w każdej z tych branż wada jednej serii potrafi zatrzymać produkcję u odbiorcy. Powody, dla których magazyn prowadzi taki rejestr, dzielą się na cztery grupy.

| Obszar | Bez rejestru partii | Z rejestrem partii |
| --- | --- | --- |
| Wymogi prawne i normy branżowe | Rekonstrukcja z dokumentów papierowych | Zapytanie do bazy z odpowiedzią w minutach |
| Bezpieczeństwo odbiorcy | Wstrzymanie sprzedaży całego asortymentu | Izolacja wyłącznie wadliwej serii |
| Koszt wycofania | Zwrot całego zapasu wyrobu | Zwrot ograniczony do jednej partii |
| Obsługa reklamacji | Ustalanie pochodzenia z pamięci obsługi | Weryfikacja numeru serii wobec dokumentu |

Drugi wiersz tej tabeli decyduje o rachunku ekonomicznym. Różnica między wycofaniem jednej serii a wstrzymaniem całego wyrobu bywa dziesięciokrotna, a przy wyrobach o krótkim terminie przydatności przekłada się wprost na odpis magazynowy. Zasady prowadzenia dat i serii w kartotece rozwija strona o [partiach produkcyjnych i datach ważności](/partie-produkcyjne-i-daty-waznosci/), a obsługę zgłoszeń zwrotnych - strona o [obsłudze zwrotów RMA](/obsluga-zwrotow-rma/).

## Jak dane z etykiet zasilają rejestr

Rejestr powstaje z odczytów, nie z wpisów. Operator skanuje etykietę, parser rozkłada ciąg znaków na pola, a system zapisuje komplet danych razem ze znacznikiem czasu i identyfikatorem operatora. Bez tego kroku pozostaje przepisywanie, które generuje błędy ujawniające się dopiero przy reklamacji.

Przebieg jest zawsze taki sam, niezależnie od punktu kontrolnego. Skan etykiety, rozłożenie kodu na identyfikatory, zapis zdarzenia, powiązanie z jednostką nadrzędną i dokumentem. Rolę numeru nośnika w tym łańcuchu opisuje strona o [jednostkach logistycznych SSCC](/sscc-jednostki-logistyczne/), a budowę samych oznaczeń - strona o [etykietach logistycznych GS1](/etykiety-logistyczne-gs1/).

| Etap | Co system zapisuje | Po co |
| --- | --- | --- |
| Przyjęcie | Numer wyrobu, partia, termin, dostawca, numer nośnika | Punkt wejścia towaru do organizacji |
| Składowanie | Lokalizacja, zmiany statusu, przesunięcia | Historia miejsca i warunków przechowywania |
| Kompletacja | Partia, numer zlecenia, identyfikator operatora | Powiązanie serii z dokumentem wysyłkowym |
| Wydanie | Numer nośnika, dokument, odbiorca | Punkt wyjścia i adresat dostawy |

Rejestr przyjmuje też odczyty, których nie udało się zinterpretować. Parser oznacza je jako nierozpoznane i zapisuje razem z powodem, dzięki czemu po kilku tygodniach widać, którzy dostawcy wystawiają etykiety niezgodne ze specyfikacją. To informacja handlowa, nie tylko techniczna.

Rejestr obejmuje także odrzucenia

Odczyt bez werdyktu pozytywnego również trafia do dziennika, bo bez tego statystyka jakości etykiet byłaby niepełna.

## Śledzenie partii i terminów w czasie rzeczywistym

Wartość rejestru ujawnia się w codziennej pracy, a nie dopiero przy audycie. System, który zna partie leżące na lokalizacji, potrafi pokierować operatorem tak, żeby wydał właściwą.

### Reguła wydania według terminu

Przy wyrobach z datą przydatności system wskazuje partię o najkrótszym terminie, a próba pobrania innej kończy się komunikatem na terminalu. Mechanizm ten opisuje szerzej strona o regule [FEFO](/fefo/), a zestawienie z pozostałymi metodami - strona o [metodach składowania FIFO, LIFO i FEFO](/systemy-skladowania-fifo-i-lifo-ktory-wybrac-dla-swojego-magazynu/).

### Kilka partii na jednej lokalizacji

W praktyce na jednym gnieździe leżą wyroby z różnych serii. Rejestr prowadzi ich rozdział, dzięki czemu stan lokalizacji nie jest jedną liczbą, tylko zestawem pozycji z przypisanymi partiami i terminami. Bez tego rozdziału wydanie właściwej serii byłoby kwestią pamięci operatora.

### Bieżący obraz zapasu

Zmiana stanu jest widoczna natychmiast po skanie, nie po zamknięciu zmiany. To warunek, żeby obsługa zamówień pracowała na danych zgodnych z półką, a nie na obrazie sprzed kilku godzin. Pełne przeliczenie zapasu porządkuje z kolei [inwentaryzacja w magazynie](/inwentaryzacja-w-magazynie/).

Każda partia z dokumentem i datą

Powiązanie serii z dokumentem przyjęcia pozwala cofnąć się do dostawcy, a powiązanie z wydaniem - dojść do odbiorcy.

## Kontrola jakości i wycofanie serii z rynku

Nawet przy dobrej produkcji zdarza się konieczność wstrzymania sprzedaży albo wycofania wyrobu. Wtedy liczy się czas i kompletność listy odbiorców. Rejestr partii obsługuje trzy scenariusze.

### Blokada jakościowa partii

Kontrola jakości oznacza numer serii jako wstrzymany. Od tego momentu każda próba pobrania wyrobu z tej partii kończy się komunikatem blokującym, niezależnie od tego, czy operator jest przy przyjęciu, przesunięciu czy załadunku. Blokada działa na poziomie danych, więc nie da się jej obejść zmianą stanowiska.

### Identyfikacja wsteczna

Przy zgłoszeniu reklamacyjnym analityk wpisuje numer partii albo numer seryjny i otrzymuje historię: kiedy i od kogo przyszła dostawa, którym dokumentem została przyjęta, w jakich ilościach i na jakich lokalizacjach leżała. Odpowiedź powstaje z zapisanych zdarzeń, nie z rekonstrukcji.

Od numeru serii do listy dokumentów

Zapytanie zwraca komplet pozycji z danej partii, także wtedy, gdy trafiły do magazynu różnymi dostawami.

### Identyfikacja w przód

Gdy wada wyjdzie na jaw u wytwórcy, potrzebna jest lista odbiorców, do których trafiły wyroby z tej serii. System buduje ją z powiązań partii z dokumentami wydania, dzięki czemu powiadomienie obejmuje tylko tych kontrahentów, których sprawa faktycznie dotyczy. Pozostali nie dostają komunikatu, którego nie potrzebują.

Standardy jakościowe w branży spożywczej i farmaceutycznej wymagają okresowego sprawdzenia tej zdolności testem wycofania. Ćwiczenie polega na wskazaniu wszystkich odbiorców wybranej serii w wyznaczonym czasie i udokumentowaniu wyniku. Wymagania wobec identyfikacji wyrobów medycznych opisuje osobno strona o [standardzie HIBC](/hibc-standard-kodowania/), a odesłanie do poziomów referencyjnych dla centrów dystrybucyjnych publikuje badanie [DC Measures prowadzone przez WERC](https://werc.org/page/ASSESS-DC_Measures).

## Jak zbudować ścieżkę identyfikowalności

Ścieżka powstaje z sześciu elementów. Pierwszy konfiguruje się raz, pozostałe działają przy każdej operacji.

1. Wskazanie pól partii i terminu w mapowaniuUstalamy, do których kolumn dokumentu trafia numer partii, termin ważności i numer seryjny odczytany z etykiety.
2. Rejestracja przyjęcia ze skanemOperator skanuje etykietę dostawcy, a system zapisuje pozycję razem z partią, terminem i identyfikatorem dokumentu przyjęcia.
3. Powiązanie pozycji z nośnikiemPozycję wiążemy z kartonem lub paletą, dzięki czemu historia partii obejmuje także jednostkę transportową.
4. Kontrola wydania według reguły terminuPrzy kompletacji system wskazuje partię o najkrótszym terminie i blokuje pobranie innej, jeśli reguła tego wymaga.
5. Blokada partii przy zgłoszeniu jakościowymNumer serii oznaczamy jako wstrzymany. Próba pobrania wyrobu z tej partii kończy się komunikatem blokującym.
6. Wykonanie zapytania o historię seriiW dzienniku rejestracji partii wpisujemy numer serii i otrzymujemy listę dokumentów, ilości i dat, na której opiera się powiadomienie odbiorców.

Ostatni krok warto przećwiczyć, zanim będzie potrzebny naprawdę. Test wykonany na spokojnie pokazuje, gdzie ścieżka ma luki - najczęściej są to operacje rejestrowane po fakcie albo pozycje przyjęte bez numeru partii. Obsługę procesu wejściowego porządkuje strona o [przyjęciach towaru do magazynu](/przyjecia-towaru-do-magazynu/), a stronę wyjściową - strona o [wydaniu magazynowym](/wydanie-magazynowe/).

Identyfikowalność nie jest osobnym modułem, który da się dokupić. Jest efektem ubocznym tego, że każda operacja została zarejestrowana w chwili wykonania, z danymi odczytanymi z etykiety, a nie przepisanymi. Rejestr powstaje sam, o ile skanowanie jest częścią pracy, a nie dodatkiem do niej.

## Pytania o identyfikowalność partii

## Baza wiedzy - pojęcia identyfikowalności

Terminy, które pojawiają się przy budowaniu ścieżki śledzenia partii i serii.